2 Contoh ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. Pengertian Administrasi

Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ada yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Literatur lain menjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaitu administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Dalam Oxford Advanced

Learner’s Dictionary of Current English (1974), kata administer diartikan sebagai to manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) (Ulbert Silalahi 1992: 2-3). Kata administrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya

yang bersifat teknis ketatausahaan (clrecical work) (Suwarno Handayaningrat, 1988: 2) Secara ilmu, menurut Leonard D. White (dalam Introduction to Study of Public Administration), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yang kecil dan sebagainya. Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. William H. Newman (dalam Administrative Action The Techniques of Organization and Management) mendefinisikan administrasi sebagai pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasan

usaha-usaha suatu kelompok orang-orang ke arah pencapaian tujuan bersama. Sondang P. Siagian (dalam Filsafat Administrasi) berpendapat bahwa administrasi merupakan keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sementara itu Dwight Waldo (1971) mendefinisikan administrasi sebagai suatu daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi.

Dengan demikian pengertian administrasi dapat dikelompokkan dalam dua kategori 1 yaitu :

1. Pengertian administrasi dalam arti sempit

Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data

dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta

memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu

sama lain. Administrasi dalam arti sempit inilah yang sebenarnya lebih tepat disebut tata

usaha (clerical work / office work). Seluruh kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalam

tiga kelompok, yaitu korespondensi, ekspedisi, dan pengarsipan.

2. Pengertian administrasi dalam arti luas

Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok

orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan

mendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan

efisien. Jadi administrasi dalam arti luas memiliki unsur-unsur : sekelompok orang,

kerjasama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan

yang akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber.

B. Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi.

Definisi administrasi perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan

perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan

pencapaian tujuan organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah office

management.

IIAdministrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan

keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan

kepegawaian, pelayanan kesiswaan, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan

surat menyurat dan ekspedisi.

--------------------

A. Pelayanan Keamanan, Kebersihan, dan Keindahan

1. Pelayanan Keamanan

Dalam rangka pelayanan keamanan diberdayakan 2 petugas satpam yang tugasnya meliputi menata dan mengamankan parkir kendaraan pegawai dan tamu, mencatat dan melaporkan tamu yang datang dan pulang, serta mengamankan lingkungan sekolah.

2. Pelayanan Kebersihan dan Keindahan

Pelayanan kebersihan dan keindahan dilakukan oleh 1 orang petugas kebersihan dan keindahan, dengan melibatkan pula beberapa orang guru pembina

7K dan siswa, serta guru piket.

B. Pelayanan Tamu dan Telepon

Pelayanan tamu dilakukan oleh satu orang petugas penerima tamu, yang bertugas memandu tamu sesuai dengan maksud dan tujuan si tamu. Sedangkan pelayanan telepon terbatas pada melayani telepon yang masuk, lalu meneruskan atau menindak-lanjuti sesuai dengan maksud dan tujuan si penelepon.

C. Pelayanan kepegawaian

Pelayanan kepegawaian meliputi: melengkapi arsip data kepegawaian setiap individu pegawai pada file yang tersedia, mengisi daftar induk kepegawaian, membuat laporan bulanan keadaan pegawai, mengurus secara administrasi mengenai usul-usul kepegawaian seperti usul PAK, usul kenaikan pangkat, usul kenaikan gaji berkala, usul mutasi tugas atau mutasi jabatan, permintaan cuti/izin, membuat data dan analisis kepegawaian, dan lain-lain. Pelayanan kepegawaian dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan.

D. Pelayanan kesiswaan

Pelayanan kesiswaan meliputi tugas-tugas: membuat klapper, mengisi daftar induk siswa, data keadaan siswa setiap bulan, surat menyurat kesiswaan dan administrasi pembinaan kesiswaan. Semuanya dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan.

E. Pelayanan keuangan

Pelayanan keuangan berupa daftar pembayaran gaji/honor/dana transportasi/dsb,

membuat RAPBS bersama dengan tim khusus, pengadaan ATK/operasional sekolah,

proposal pendanaan/subsidi bekerja sama dengan komite sekolah/instansi terkait, dan lain-

lain. Semua kegiatan dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan.

F. Pelayanan umum

Pelayanan umum meliputi: persuratan dan kegiatan administrasi umum, yang tidak

memerlukan penanganan khusus seperti legalisir, penggandan dengan mesin stensil,

dokumentasi kegiatan, konsumsi/akomodasi, penyajian data dan sejenisnya.

G. Pelayanan surat menyurat dan ekspedisi

Surat menyurat dan ekspedisi dilakukan oleh petugas khusus agar terjamin

keakuratan, penyampaian dan efektivitasnya. Selain dari itu untuk memudahkan

pengecekan jika dibutuhkan dan jira terjadi hal-hal yang tak diinginkan sehubungan

dengan surat-menyurat yang ada.

Demikian secara garis besar mengenai pelayanan administrasi perkantoran yang

ada . Rincian tugas dan kegiatan secara detail dan lebih jelas

dituangkan dalam buku panduan pelaksanaan tugas-tugas administrasi perkantoran.

Administrasi perkantoran merupakan bagian dari administrasi secara umum, karena itu dalam administrasi perkantoran, khususnya diterapkan sesuai dengan makna dan tujuan administrasi itu sendiri, sebagaimana teori administrasi yang telah diuraikan dalam bagian pendahuluan dari makalah singkat ini. Administrasi yang baik membutuhkan office management yang baik pula, dan office management yang baik membutuhkan seorang office manager yang baik. Office manager yang baik harus pula memiliki seorang administrator yang baik, yang mampu memberdayakan semua potensi yang ada dalam organisasi yang dipimpinnya secara harmonis dan berkesinambungan. Disarankan kepada semua sekolah, agar mampu dan jeli dalam menggali dan memberdayakan setiap potensi yang ada di sekolah supaya tercapai tujuan bersama berupa pelayanan adminsitrasi yang prima.

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar belakang

Kurangnya minat baca masyarakat salah satunya bisa disebabkan oleh tingginya harga buku-buku  yang ada ditoko buku Indonesia. Buku-buku tersebut bukanlah buku-buku yang berkualitas, baik dari segi penampilan maupun isinya.

Untuk mengatasi masalah ini, diperlukan perpustakaan yang dapat menyediakan berbagai macam buku yang bisa dibaca tanpa harus membelinya. Namun demikian, tidak semua perpustakaan cukup layak untuk dijadikan tempat membaca. Fasilitas yang kurang memuaskan ataupun ketidaknyamanan suasana perpustakaan dapat  mengakibatkan menurunnya minat masyarakat untuk datang ke perpustakaan. Apabila sebuah perpustakaan memiliki fasilitas yang memuaskan serta suasana yang nyaman, maka minat masyarakat untuk datang ke perpustakaan akan menjadi meningkat. Bahkan bukan tidak mungkin jika perpustakaan juga akan menjadi tempat yang dapat digunakan masyarakat untuk menghabiskan waktu luangnya. Oleh karena itu, fasilitas dan kenyamanan perpustakaan sangat penting untuk diperhatikan.

1.2  Rumusan Masalah

Bagaimana menciptakan perpustakaan yang nyaman dan memiliki fasilitas yang memuaskan?

1

BAB II

PEMBAHASAN

FASILITAS DAN KENYAMANAN

Dalam  membuat  perpustakaan  yang  ideal, Adanya fasilitas dan kenyamana yang ada di perputakaan daerah. Fasilitas adalah prasarana atau wahana untuk melakukan atau mempermudah sesuatu. fasilitas yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut :

·         Ruangan
Perpustakaan sebaiknya berada di dalam ruangan tertutup agar kegaduhan di luar ruangan dapat dihindari.

·         Komputer
Pada perpustakaan sebaiknya dirancang sistem informasi dengan menghubungkan komputer untuk masyarakan.

·         Koleksi Perpustakaan
koleksi perpustakaan antara lain adalah karya tulis, karya cetak, dan karya rekam.

·         Lampu. Lampu merupakan salah satu fasilitas yang sangat penting bagi pemustaka. Ruangan yang gelap tidak layak untuk dijadikan tempat membaca, yang mengakibatkan kerusakan pada mata.

·         Tempat membaca

Perlu disediakan meja dan kursi tempat membaca. Didalam perpustakaan juga disediakan karpet, karena ada sebagian orang yang tidak nyaman duduk berlama-lama di kursi.

2

Untuk menciptakan suasana yang nyaman di dalam perpustakaan, maka hal-hal yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut berikut :

Penyusunan Koleksi Perpustakan :

Perpustakaan tentunya memiliki koleksi yang sanagat banyak. Untuk memudahkan pencarian, maka sebaliknya buku-buku maupun e-book diberi nomer dan disusun berurutan nomernya. Buku-buku dapat di kelompokan dengan menggunakan tulisan yang jelas sehingga dapat memudahkan pencaria

PROSES MANAJEMEN

1.   PERENCANAAN

2.   PENGORGANISASIAN

3.   PENGARAHAN

4.   PENGENDALIAN

1.   PERENCANAAN

2.   PENGORGANISASIAN

3.   STAFFING

4.   LEADING

5.   PENGENDALIAN

PENGAWASAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

Pengawasan adm perkantoran berfungsi membantu memastikan apakah aktivitas yang dilakukan pegawai administrasi sesuai dengan hasil yang diinginkan.

Dilalaikannya fungsi ini akan mengakibatkan kurang efektifnya proses adm, kinerja departemen, defisi & stakehoders yg lain.

3

TUJUAN PENGAWASAN

n  Meningkatkan kinerja organisasi secara kontinyu, karena persaingan usaha yang semakin tinggi menuntut organisasi untuk setiap saat mengawasi kinerjanya;

n  Meningkatkan efisiensi dan keuntungan bagi organisasi dengan menghilangkan pekerjaan yang tidak perlu atau mengurangi penyalahgunaan alat atau bahan;

n  Menilai derajat pencapaian rencana kerja dengan hasil aktual yang dicapai, dan dapat dipakai sebagai dasar pemberian kompensasi bagi seorang pegawai;

n  Mengkoordinasikan beberapa elemen tugas atau program yang dijalankan;

n  Meningkatkan keterikatan terhadap tujuan organisasi agar tercapai.

PROSES YANG DILAKUKAN DALAM MENGONTROL

n  Mendefinisikan parameter pekerjaan yang akan diawasi.

n  Penetapan tujuan

n  Standar Ukuran (Standar terukur & Standar tak terukur)

n  Pengukuran

n  Memfasilitasi kinerja yang hendak dicapai (Mengurangi hambatan yang ada, Menyediakan sumber daya yang memadai & Memberikan perhatian penuh dalam perekrutan pegawai)

n   Memotivasi pegawai (Memberikan imbalan yang dihargai oleh pegawai, Memberikan imbalan secara tepat dalam hal jumlah dan waktunya & Memberikan imbalan secara adil)

4

Pengawas

n  Supervisor,

n  Teman sekerja

n  Bawahan

n  Menilai diri sendiri

n  Pelanggan

n  Komputer

n  Umpan balik 360 derajat

KONTRO KUALITAS

n  Kontrol terhadap kualitas mencakup evaluasi atas keakuratan pekerjaan yang dilakukan,

n  kontrol kuantitas lebih mengarah pada kuantifikasi komponen-komponen evaluasi agar tujuan yang ditetapkan dapat tercapai.

Teknik Pengawasan Kualitas

n  Inspeksi total

n  Pengecekan pada area tertentu

n  Pengontrolan kualitas dengan statistik

n  Kesalahan nihil,

Total Quality Management

n  Kepuasan pelanggan

n  Pengukuran statistik yang akurat

n  Perbaikan secara terus-menerus terhadap produk maupun layanan yang diberikan

n  Bentuk hubungan baru dengan pegawai

5

PENGAWASAN KUANTITAS

n  Organisasi mulai dengan mengumpulkan data aktivitas administrasi di kantor dan dijadikan dasar untuk menetapkan standar kuantitas

n  Ketersediaan data yang terukur akan menjadi informasi yang berguna bagi pengelolaan kerja administrasi, terutama bagi pekerjaan yang berfluktuasi.

Teknik deskripsi

n  Penilai memberikan deskripsi terhadap bawahannya mengenai kekuatan, kelemahan, dan potensi dari pegawai yang dinilai. Namun sistem ini reliabilitasnya kurang, mengingat setiap penilai mempunyai penekanan dan subjektivitas tersendiri terhadap masing-masing pegawai.

Teknik ranking

n  Menyebutkan pegawai mana yang berkinerja paling bagus, dan seterusnya. Pemberian ranking ini bisa melibatkan tim penilai atau dari masing-masing supervisor.

6

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa fasilitas yang harus diperhatikan pada sebuah perpustakaan adalah ruangan, komputer, koleksi perpustakaan, lampu, dan tempat membaca. Sedangkan untuk menciptakan suasana nyaman di dalam perpustakaan, maka perlu memperhatikan penyusunan koleksi perpustakan.

3.2 Saran

Saran untuk para pustakawan adalah sebaiknya pustaka dibuat dengan memperhatikan fasilitas maupun kenyamanannya, karena pustaka yang memiliki fasilitas lengkap belum tentu nyaman dan pustaka yang nyaman belum tentu memenuhi kebutuhan fasilitas untuk pemustakanya.