PROCEDURE
HARIAN ACCOUNT PAYABLE
PROSEDUR PENERIMAAN
A/P TRANSAKSI DARI RECEIVING SECARA HARIAN:
1.
Semua proses ini harus dilakukan secara
harian
2.
Import data receiving oleh Account Payable
3.
Selalu cetak A/P Daily Transaction Report à cek hingga benar
4.
Selalu cetak A/P Daily Journal Report à cek
hingga benar dan dicocokan dengan report A/P
Daily Transaction Report à lakukan
perbaikan jika ada kesalahan.
5.
Setelah benar dan cocok à Flag A/P
Transactions dan jangan ditunda-tunda
6.
Setelah benar dan cocok à Flag A/P Journal dan
jangan ditunda-tunda
PROSEDUR PEMBUATAN
A/P TRANSAKSI YANG TIDAK MELALUI RECEIVING SECARA HARIAN:
1.
Semua proses ini harus dilakukan secara
harian
2.
Entry A/P Transactions oleh Account Payable
3.
Selalu cetak A/P Daily Transaction Report à cek hingga benar
4.
Entry A/P Journal untuk transaksi yang di
entry manual oleh Account Payable
5.
Selalu cetak A/P Daily Journal Report à cek
hingga benar dan dicocokan dengan report A/P
Daily Transaction Report à lakukan
perbaikan jika ada kesalahan.
6.
Setelah benar dan cocok à Flag A/P
Transactions dan jangan ditunda-tunda
7.
Setelah benar dan cocok à Flag A/P Journal dan
jangan ditunda-tunda
8.
Isian Form A/P Transaction :
DATE : isi dengan tanggal new A/P
REMARK : isi dengan keterangan traksaksi tersebut, contoh à TRANS 20-11-2002 (untuk transaksi A/P
tanggal 20 November 2002)
ACCOUNT# :
isi dengan nama Vendor, contoh à
GUMIBALI.COM
REFF#
/ REMARK : isi dengan keterangan detail traksaksi tersebut, contoh à BELI COMPUTER (maksimal 15 charakter)
R.R
# : isi dengan keterangan detail no traksaksi tersebut, contoh à TGL-20/11/02 (maksimal 15 charakter)
INGAT..!! : untuk
pengisian REFF#/REMARK dan R.R# tidak boleh sama, dan atau untuk kedua kolom
tersebut tidak boleh sama dengan trasaksi yang pernah ada untuk satu vendor
tersebut
PROSEDUR A/P JOURNAL
HARIAN (UNTUK TRANSAKSI YANG TIDAK MELALUI RECEIVING) :
1.
Semua proses ini harus dilakukan secara
harian sesuai dengan entry A/P Transaksi
2.
Selalu cetak A/P Daily Journal Report à cek
hingga benar (dicocokan dengan laporan A/P
Daily Transaction)
3.
Selalu cetak A/P Daily Journal Summary à cek
hingga benar (cocokan dengan A/P Daily
Journal Report)
4.
Setelah benar dan cocok semua transaksi à Validasi/Flag data
A/P JOURNAL dan jangan ditunda-tunda (agar bisa diimport oleh module General
Ledger)
5.
Semua data A/P Journal sudah dapat di Import
oleh Bookkeeper (module General Ledger)
6.
Isian Form A/P Journal :
DATE : isi
dengan tanggal journal
REMARK-1 : isi
dengan keterangan dari journal tersebut contoh à TRANS 20-11-2002
REMARK-2 : isi
dengan keterangan dari journal tersebut contoh à BELI COMPUTER
PROSEDUR PEMBUATAN
PAYMENT VOUCHER:
1.
Cek Faktur dan dokumen DAILY RECEIVING DOCKET yang telah diterima.
2.
Pilih Vendor / Supplier yang akan di buatkan
Payment Voucher-nya.
3.
Pilih transaksi-transaksi yang sudah masuk
ke A/P untuk dibuatkan Payment Voucher-nya.
4.
Selalu cetak PAYMENT VOUCHER DOCKET
5.
Isian Form A/P Payment Voucher :
DATE : isi dengan tanggal A/P Payment Voucher
REMARK : isi dengan keterangan traksaksi tersebut, contoh à PLEASE PAY
PROSEDUR PEMBAYARAN
ACCOUNT PAYABLE:
1.
Memeriksa PAYMENT VOUCHER dan kelengkapan
dokumen-nya.
2.
Pilih Vendor yang akan di Payment.
3.
Pilih Payment Voucher yang akan di Payment
4.
Isikan kolom REMARK dengan nama BANK dan
nomor CEK-nya, jika CASH isikan kolom REMARK dengan CASH.
5.
Lakukan Payment dengan FULL PAYMENT atau
secara PARTIAL.
9.
Selalu cetak A/P Daily Payment Report à cek hingga
benar dan dicocokan dengan laporan manual yang ada à lakukan perbaikan jika ada kesalahan.
10. Setelah
benar dan cocok à Flag A/P
Payment dan jangan ditunda-tunda
11. Isian Form
A/P Payment Voucher :
DATE : isi dengan tanggal A/P Payment
REMARK : isi dengan keterangan cara pembayarannya, contoh à BCA CEK 3535-8878
REPORT-REPORT TAMBAHAN YANG HARUS DICETAK JIKA
DIBUTUHKAN:
1.
A/P DAILY JOURNAL SUMMARY è digunakan
untuk cross check dengan journal yang ada di General Ledger
2.
A/P SUBSIDIARY VENDOR è digunakan
untuk menegecek kebenaran saldo per masing-masing vendor.
3.
A/P AGING REPORT è
dibutuhkan setiap akhir bulan untuk lampiran pada laporan keuangan.
PROCEDURE
HARIAN ACCOUNT RECEIVABLE
PROSEDUR PENERIMAAN
A/R TRANSAKSI DARI NIGHT AUDIT (FO) SECARA HARIAN:
1.
Semua proses ini harus dilakukan secara
harian
2.
Import data A/R atau Piutang oleh Account
Receivable
3.
Selalu cetak A/R Daily Transaction Report à cek hingga benar dan cocokan dengan report Daily Sales Journal Report à lakukan perbaikan
jika ada kesalahan.
4.
Setelah benar dan cocok à Flag A/R Transactions dan jangan
ditunda-tunda
PROSEDUR PEMBUATAN
A/R TRANSAKSI YANG TIDAK MELALUI NIGHT AUDIT (FO) SECARA HARIAN:
1.
Semua proses ini harus dilakukan secara
harian
2.
Entry A/R Transactions oleh Account Receivable
3.
Selalu cetak A/R Daily Transaction Report à cek hingga benar
4.
Entry A/P Journal untuk transaksi yang di
entry manual oleh Account Receivable (bisa juga di Entry oleh user Sales /
Income Audit tergantung kesepakatan)
5.
Selalu cetak A/R Daily Journal Report à cek
hingga benar dan cocokan dengan report A/R
Daily Transaction Report à lakukan
perbaikan jika ada kesalahan.
6.
Setelah benar dan cocok à Flag A/R
Transactions dan jangan ditunda-tunda
7.
Setelah benar dan cocok à Flag A/R Journal dan
jangan ditunda-tunda
8.
Isian Form A/R Transaction :
DATE : isi dengan tanggal new A/R
REMARK : isi dengan keterangan traksaksi tersebut, contoh à TRANS 22-11-2002 (untuk transaksi A/R
tanggal 22 November 2002)
ACCOUNT# :
isi dengan nama Customer, contoh à
GUMIBALI.COM
REFF# : isi dengan keterangan detail traksaksi tersebut, contoh à MR. FEI HUNG (maksimal 15 charakter)
REMARK : isi dengan keterangan detail no traksaksi tersebut, contoh à MR-0123456789 (maksimal 15 charakter)
INGAT..!! : untuk
pengisian REFF#/REMARK dan R.R# tidak boleh sama, dan atau untuk kedua kolom
tersebut tidak boleh sama dengan trasaksi yang pernah ada untuk satu vendor
tersebut
PROSEDUR A/R JOURNAL
HARIAN (UNTUK TRANSAKSI YANG TIDAK MELALUI FO) :
1.
Semua proses ini harus dilakukan secara
harian sesuai dengan entry A/R Transaksi atau yang di Entry oleh module Sales
Income tergantung siapa yang entry
transaksi Revenuenya
2.
Selalu cetak A/R Daily Journal Report à cek
hingga benar (dicocokan dengan laporan A/R
Daily Transaction atau report dari Sales Income tergantung siapa yang entry
transaksi Revenuenya)
3.
Selalu cetak A/R Daily Journal Summary à cek
hingga benar (cocokan dengan A/R Daily
Journal Report)
4.
Setelah benar dan cocok semua transaksi à Validasi/Flag data
A/R JOURNAL dan jangan ditunda-tunda (agar bisa diimport oleh module General
Ledger)
5.
Semua data A/R Journal sudah dapat di Import
oleh Bookkeeper (module General Ledger)
6.
Isian Form A/R Journal :
DATE : isi
dengan tanggal journal
REMARK-1 : isi
dengan keterangan dari journal tersebut contoh à TRANS 22-11-2002
REMARK-2 : isi
dengan keterangan dari journal tersebut contoh à Mr. FEI HUNG
PROSEDUR PEMBUATAN
INVOICE:
1.
Cek Bill dan transaksi/dokumen pendukungnya
yang telah diterima.
2.
Pilih Customer / Agent yang akan dibuatkan
Invoice-nya.
3.
Pilih transaksi-transaksi yang sudah masuk
ke A/R untuk dibuatkan Invoice-nya.
4.
Save dan selalu cetak INVOICE DOCKET
5.
Isian Form A/R Invoice :
DATE : isi dengan tanggal A/R Invoice
REMARK : isi dengan keterangan traksaksi tersebut, contoh à PLEASE PAY
PROSEDUR PENERIMAAN
PEMBAYARAN ACCOUNT RECEIVABLE:
1.
Memeriksa INVOICE dan kelengkapan
dokumen-nya.
2.
Pilih Customer / Agent yang akan di Payment.
3.
Pilih INVOICE yang akan di Payment
4.
Isikan kolom REMARK dengan nama BANK dan
nomor CEK-nya, jika CASH isikan kolom REMARK dengan CASH.
5.
Lakukan Payment dengan FULL PAYMENT atau
secara PARTIAL.
9.
Selalu cetak A/R Daily Receipt Report à cek
hingga benar dan dicocokan dengan laporan manual yang ada pada General Cashier à lakukan perbaikan
jika ada kesalahan.
10. Setelah
benar dan cocok à Flag A/R
Receipt dan jangan ditunda-tunda
11. Isian Form
A/R Receipt :
DATE : isi dengan tanggal A/R Receipt
REMARK : isi dengan keterangan cara pembayarannya, contoh à BNI BG 8786-32365
REPORT-REPORT TAMBAHAN YANG HARUS DICETAK JIKA
DIBUTUHKAN:
1.
A/R DAILY JOURNAL SUMMARY è digunakan
untuk cross check dengan journal di General Ledger
2.
A/R SUBSIDIARY CUSTOMER è digunakan untuk
menegecek kebenaran saldo per masing2 Customer
3.
A/R AGING REPORT è
dibutuhkan setiap akhir bulan untuk lampiran pada laporan keuangan.
PROCEDURE
HARIAN STORE DAN COST CONTROL
PROSEDUR VALIDASI
DAILY RECEIVING RECORD [MODULE : STORE]:
1.
Proses ini harus dilakukan secara harian
agar laporan DAILY FB FLASH dapat dicetak secara benar
2.
Cek laporan Daily Receiving Report / Docket dari Receiving dan cek hingga benar
terutama untuk nilai QUANTITY, UNIT dan UNIT PRICE.
3.
Setelah benar dan cocok à Flag RECEIVING &
RETURN lewat module STORE dan jangan ditunda-tunda (agar bisa diimport oleh
module A/P)
4.
Jika proses diatas sudah benar dan telah
dijalankan maka komponen Receiving pada Daily FB Flash dan Report
Reconciliation sudah benar
PROSEDUR PEMBUATAN
STORE REQUISITION SECARA HARIAN:
1.
Semua proses ini harus dilakukan secara
harian agar laporan DAILY FB FLASH dapat dicetak secara benar
2.
Entry Transaksi SR/Issueing tidak boleh pada
tanggal akhir bulan, contoh: jika ada transaksi SR/Issueing pada tanggal: 31
Januari, maka transaksi SR/Issueing tersebut harus dimundurkan tanggalnya ke
tanggal: 30 Januari atau dimajukan ke tanggal: 01 Februari. (tergantung
kesepakatan) karena untuk tanggal akhir bulan akan digunakan oleh Cost Control
sebagai tanggal INVENTORY CLOSING maka tidak boleh ada transaksi yang masuk
pada tanggal tersebut.
3.
Entry SR/Issueing (FB / Material) oleh user
Store / Cost Control (tergantung kesepakatan)
4.
Selalu cetak Store Requisition Docket (FB / Material) à cek hingga benar
5.
Selalu cetak Store Requisition Report (FB / Material) à cek hingga benar
5.
Setelah benar dan cocok à Validasi/OK
transaksi Store Requesition tersebut lewat module STORE à ISSUEING &
TRANSFER dan jangan ditunda-tunda
6.
Jika proses diatas sudah benar dan telah
dijalankan maka komponen Store Requisition pada Daily FB Flash dan Report
Reconciliation sudah benar
7.
Isian Form Store Requesition :
SOURCE : isi dengan STORE tempat penyimpanan barang yang akan dikeluarkan
tersebut
MARK FOR : isi
dengan tujuan Department yang ambil barang tersebut
ALLOCATION :
isi dengan alokasi biaya dari Department tersebut
DATE : isi dengan tanggal pengeluaran barang
REFERENCE# : isi
dengan No SR manual (jika alokasi biayanya banyak maka SR tersebut harus
dipecah sesuai dengan Alokasi biayanya, jadi No SR manual ditambah a, b , c
dst)
REMARK : isi berdasarkan keterangan yang ada atau disesuaikan dengan barangnya.
PROSEDUR PEMBUATAN
STORE TRANSFER SECARA HARIAN:
1.
Semua proses ini harus dilakukan secara
harian agar laporan DAILY FB FLASH dapat dicetak secara benar
2.
Entry Transaksi Store Transfer tidak boleh
pada tanggal akhir bulan, contoh: jika ada transaksi Store Transfer pada
tanggal: 31 Januari, maka transaksi Store Transfer tersebut harus dimundurkan
tanggalnya ke tanggal: 30 Januari atau dimajukan ke tanggal: 01 Februari.
(tergantung kesepakatan) karena untuk tanggal akhir bulan akan digunakan oleh
Cost Control sebagai tanggal INVENTORY CLOSING maka tidak boleh ada transaksi
yang masuk pada tanggal tersebut
3.
Entry STORE TRANSFER (FB / Material) oleh
user Store / Cost Control (tergantung kesepakatan)
4.
Selalu cetak Store Transfer Docket (FB / Material) à cek hingga benar
5.
Selalu cetak Store Transfer Report (FB / Material) à cek hingga benar
6.
Setelah benar dan cocok à Validasi/OK
transaksi Store Transfer tersebut lewat module STORE à ISSUEING & TRANSFER dan jangan ditunda-tunda
7.
Jika proses diatas sudah benar dan telah
dijalankan maka komponen Store Transfer pada Daily FB Flash dan Report
Reconciliation sudah benar
8.
Isian Form Store Transfer :
SOURCE : isi STORE asal tempat penyimpanan barang yang akan dikeluarkan
tersebut
MARK FOR : isi
STORE tujuan tempat penyimpanan barang yang akan dikeluarkan tersebut
DATE : isi dengan tanggal pengeluaran barang
REFERENCE# : isi
dengan No Store Transfer manual
REMARK : isi berdasarkan keterangan yang ada pada Store Transfer manualnya
PROSEDUR IMPORT BILL
COMPLIMENT OFFICER CHECK / ENTERTAINMENT DAN ALOKASI BIAYA:
1.
Semua proses ini harus dilakukan secara
harian agar laporan DAILY FB FLASH dapat dicetak secara benar
2.
Import data Compliment Officer Check /
Entertainment yang di Entry pada POS dan di CLOSING COMPLIMENT, jika tidak di
entry di POS harus di Entry manual.
3.
Alokasikan biaya Officer Check tersebut ke
pos biaya masing-masing department
4.
Selalu cetak Officer Check Daily à cek
hingga benar
5.
Setelah benar dan cocok à Validasi/Flag data
F.O.C Allocation List (Free Of Charge Bill) lewat COST OF F.O.C. BILL
ALLOCATION dan jangan ditunda-tunda
6.
Jika proses diatas sudah benar dan telah
dijalankan maka komponen Compliment Officer Check / Entertainment pada Daily FB
Flash dan Report Reconciliation sudah benar
7.
Isian Form Alokasi COMPLIMENT :
COST OF
ALOCATION FOC BILLS FOR : isi dengan
tanggal transaksi Compliment yang akan diimport.
DESCRIPTION
: isi dengan à FOOD COMPLIMENT 31-10-2002 (untuk
Compliment FOOD pada tanggal 31 Oktober 2002) atau à BEVERAGE COMPLIMENT 01-11-2002 (untuk
Compliment BEVERAGE pada tanggal 01 November 2002)
Lanjutkan
dengan menekan tombol Import (F5) maka akan muncul data transaksi COMPLIMENT
dari POS
PROSEDUR COST CONTROL
JOURNAL HARIAN:
1.
Semua proses ini harus dilakukan secara
harian
2.
Selalu cetak Cost Control Daily Journal Report à cek hingga benar (dicocokan dengan laporan Store Requisition, Store Transfer dan
Compliment Officer Check)
3.
Selalu cetak Cost Control Daily Journal Summary à cek hingga benar (cocokan dengan Cost Control Daily Journal Report)
4.
Setelah benar dan cocok semua transaksi à Validasi/Flag data
COST JOURNAL dan jangan ditunda-tunda (agar bisa diimport oleh module General
Ledger)
5.
Semua data Cost Journal sudah dapat di
Import oleh Bookkeeper (module General Ledger)
6.
Isian Form Cost Journal :
DATE : isi
dengan tanggal journal
REMARK-1 : isi
dengan keterangan dari journal tersebut contoh à CLOSING ST01 NOV02
REMARK-2 : isi
dengan keterangan dari journal tersebut contoh à CLOSING FOOD ST01 NOV02
PROSEDUR IMPORT SALES
DARI POS :
1.
Import nilai SALES yang secara otomatis
diambil dari module POS, proses ini harus dilakukan secara harian agar laporan
DAILY FB FLASH dapat dicetak secara benar
2.
Cetak dan Cek laporan Daily Sales Cost hingga
benar
3.
Jika proses diatas sudah benar dan telah
dijalankan maka komponen SALES pada Daily FB Flash dan Report Reconciliation
sudah benar
4.
Isian Form Import SALES :
DEPARTMENT : isi
dengan POS yang akan diimport nilai SALES-nya
YEAR /
MONTH : isi dengan tahun / bulan yang akan diimport
GROUP OF : isi dengan Group of FOOD, BEVERAGE atau OTHERS (Other+Sundry jadi
satu)
Jika kita
menekan tombol Import (F5) maka akan muncul :
IMPORT
DATA FOR DATE : isi dengan tanggal yang
akan diimport
PROSEDUR AKHIR BULAN
UNTUK STOCK OPNAME:
Untuk
Stock Opname dan Procedure Closing Akhir Bulan dibuatkan prosedur secara
terpisah
PROCEDURE HARIAN GENERAL CASHIER
PROSEDUR HARIAN
IMPORT DAN CROSS CHEK DATA GENERAL CASHIER :
1.
Semua proses ini harus dilakukan secara
harian agar dapat menghasilkan laporan Cashier yang benar
1.
Import transaksi Journal dari masing-masing
module dan data journal yang bisa di import oleh modul General Cashier adalah
journal yang sudah di FLAG oleh masing–masing modul.
2.
Entry journal dengan Source CS – CASH sesuai dengan nilai Nominal CASH/BANK yang
diterima per-hari à ingat
cetak laporan GL Daily Journal Report (Source) setiap hari
3.
Cetak juga laporan GL Subsidiary Account
untuk laporan harian Cash/Bank secara harian
4.
Cek semua laporan yang berhubungan dengan
Cash yaitu AP Daily Journal Report
(Pengeluaran AP-Clearance), AR Daily Journal Report (Penerimaan AR-Clearance)
dan Sales Daily Journal Report (Penerimaan Cash-Clearance dari FO dan FB
Cashier) dan lakukan Adjustment hingga benar
5.
Ingat ..!! Untuk nilai AP Clearance, AR
Clearance dan Cash Sales Clearance setiap harinya harus Nol (Zero) jika tidak
Nol maka kemungkinan ada salah entry Journal, à ini menandakan bahwa
physic/nominal uang yang diterima oleh General Cashier dari nilai penjualan
Cash, penerimaan dan pengeluaran dari masing-masing module telah cocok
PROCEDURE
HARIAN GENERAL LEDGER
PROSEDUR GENERAL
CASHIER JOURNAL HARIAN (UNTUK TRANSAKSI YANG ENTRY MANUAL) :
1.
Semua proses ini harus dilakukan secara
harian sesuai dengan transaksi yang ada
2.
Selalu cetak G/L Daily Journal Report à cek
hingga benar
3.
Selalu cetak G/L Daily Journal Summary à cek
hingga benar
4.
Isian Form Ledger Journal :
SOURCE : isi
dengan CS – CASH
DATE : isi dengan tanggal journal
BATCH# : isi
dengan angka Nol (0)
REFERENCE# : isi
sesuai dengan transaksi manual / JV# manua yang ada (atau pakai BKM=Bukti Kas
Masuk, BKK=Bukti Kas Keluar, BBM=Bukti Bank Masuk atau BBK=Bukti Bank Keluar
dan ditambahkan dengan tanggal contoh à BKK 011202 (Bukti Bank Keluar tanggal 01
Desember 2002)
REMARK-1 : isi
sesuai dengan Reference diatas contoh à TRANS
01-12-2002
REMARK-2 :
isi dengan keterangan dari journal tersebut contoh à BCA TGL 01/12/02
PROSEDUR GENERAL
LEDGER:
General
Ledger sudah tidak perlu lagi melakukan proses CLOSING, baik closing bulanan
ataupun closing Fiscal/ tahunan, dan prosedur yang harus dilakukan oleh
Bookkeeper adalah sbb :
1.
G/L hanya mengimport data-data journal yang
sudah di-hasilkan oleh masing-masing module yang ada pada SISTEM BITS Back Office.
2.
Data journal yang bisa di import oleh modul
General Ledger adalah journal yang telah di-FLAG oleh masing–masing modul.
3.
Untuk melihat journal yang telah masuk è tentukan
Journal List For yang akan di-view dan juga View For-nya
Opened view journal yang
belum di lock à journal
masih bisa di edit.
Locked view journal yang
sudah di lock à journal
sudah tidak bisa di edit lagi.
New à untuk
membuat journal baru.
Delete à untuk
menghapus journal yang sudah ada dan statusnya masih open belum lock.
Edit à untuk
elakukan koreksi atau perubahan journal yang statusnya masih opened, jika
melakukan perubahan / koreksi harus di-save kembali.
Import à untuk
mengambil data journal dari masing-masing modul di-Back Office yang sudah di
flag.
Export à untuk
mengirim Journal G/L ke-Database server lain.
Lock/Flag à untuk
mengunci journal agar tidak bisa di Edit / dihapus.
PROSEDUR GENERAL
LEDGER JOURNAL (UNTUK TRANSAKSI YANG ENTRY MANUAL) :
1.
Semua proses ini harus dilakukan sesuai
dengan tanggal transaksi yang ada
2.
Selalu cetak G/L Daily Journal Report à cek
hingga benar
3.
Selalu cetak G/L Daily Journal Summary à cek
hingga benar
4.
Isian Form Ledger Journal :
SOURCE : isi
dengan GL – GENERAL LEDGER
DATE : isi dengan tanggal journal
REFERENCE# : isi
sesuai dengan transaksi manual / JV# manua yang ada contoh à PAY-DEC02
BATCH# : isi
dengan angka Nol (0)
REMARK-1 : isi
sesuai dengan Reference diatas contoh à TRANS PAYROLL DECEMBER 2002
REMARK-2 :
isi dengan keterangan dari journal tersebut contoh à SALARY FB DEPARTMENT
PROSEDUR JOURNAL
HARIAN DI GENERAL LEDGER:
Bookkeeper
atau General Ledger hanya melakukan Balancing Journal berdasarkan Source Code
yang ada :
1.
SOURCE SL : SALES JOURNAL / INCOME AUDIT
(REVENUE JOURNAL)
Setelah Income Auditor melakukan proses "Flag Journal" maka journal-journal
tersebut akan langsung bisa di-import oleh General Ledger.
*
Cocokkan dengan laporan Daily Sales Journal dari modul Sales/Income Audit
*
Cocokkan juga dengan laporan harian dari A/R
(Daily A/R Transaction, Daily A/R Journal)
*
Jika sudah benar lakukan Cross Check dengan
Journal Cash "Receipt" yang
dibuat oleh General Cashier, dan journalnya adalah:
Dr Cr
Cash… xx.xxx,-
Cash
Clearance xx.xxx,-
*
Balance dari Account Cash Clearance harus 0
(Zero) yang menandakan bahwa physic uang yang diterima oleh General Cashier
dari penjualan Cash dengan Sales Journal adalah cocok
*
Proses balancing untuk sales journal selesai
*
2.
SOURCE AR : ACCOUNT RECEIVABLE JOURNAL
ü RECEIPT
Setelah A/R melakukan proses "Flag Journal Receipt" maka journal penerimaan pembayaran
yang bisa diperoleh oleh General Ledger.
*
Cocokkan dengan laporan penerimaan
pembayaran harian A/R (Daily A/R Receipt,
Daily A/R Journal)
*
Jika sudah benar lakukan Cross Check dengan
Journal Cash "Receipt" yang
dibuat oleh General Cashier, dan journalnya adalah:
Dr Cr
Cash… xx.xxx,-
Cash
Clearance xx.xxx,-
*
Balance dari Account A/R Clearance harus 0 (
Zero ) yang menandakan bahwa physic uang yang diterima dari pembayaran A/R
sudah cocok dengan kartu A/R customer bersangkutan.
*
Proses balancing untuk pembayaran A/R selesai
*
ü DEBIT NOTE
(DN) dan CREDIT NOTE (CN)
*
Khusus untuk DN dan CN di A/R, system tidak
mengeluarkan journal, karena itu harus dibuatkan journal dalam satu Journal
Voucher oleh A/R sesuai dengan transaksi yang sebenarnya, dan journal ini
di-entry lewat submenu "A/R
Journals"
*
Jika proses journal tersebut dilakukan oleh
A/R Clerk, maka pada saat proses Flag Journal, maka General Ledger akan
menerima journal DN atau CN tersebut, dan journal yang di import oleh General
Ledger adalah:
CREDIT NOTE (CN)
Dr Cr
Revenue
/ …?? xx.xxx,-
City
Ledger xx.xxx,-
DEBET NOTE (DN)
Dr Cr
City
Ledger xx.xxx,-
Revenue
/ … ?? xx.xxx,-
*
Cocokkan laporan Daily A/R Journal tersebut dengan laporan Daily A/R Transaction untuk code DN atau CN, jika sudah benar maka
General Ledger hanya mengecek supporting report dari A/R saja
*
Jika proses journal dilakukan oleh General
Ledger karena keterbatasan dari A/R staff, maka berdasarkan laporan Daily A/R
Transaction (DN/CN), maka General Ledger harus membuatkan journalnya lewat menu
G/L, atau bisa juga entry Journalnya di masukkan lewat menu Sales/Income oleh
staff Income Audit hal ini untuk memudahkan karena segala transaksi PIUTANG
selalu berhubungan dengan Income/Revenue
*
Proses balancing untuk DN dan CN A/R selesai
ü A/R
DEPOSIT RECEIPT MELALUI BANK TRANSFER
(Asumsi:
Deposit tidak diposting di SISTEM FO, namun diakui oleh SISTEM BO saja)
*
Cocokkan dengan laporan penerimaan Transfer
Deposit dan biasanya A/R staff meng-entry transaksi tersebut dengan kode CN
(Credit Note) [ingat untuk kasus seperti ini A/R tidak membuat Journal, yang
membuat Journal adalah General Cashier lewat module G/L Journal]
*
Jika sudah benar lakukan Cross Check dengan
Journal Cash/Bank "Receipt/Transfer
Deposit" yang dibuat oleh General Cashier, dan journalnya adalah:
Dr Cr
Bank Deposit xx.xxx,-
Cash On Hand xx.xxx,-
City
Ledger xx.xxx,-
*
Proses balancing untuk A/R Deposit Receipt
melalui Bank transfer selesai.
3.
SOURCE AP : ACCOUNTS PAYABLE JOURNAL /
RECEIVING
ü RECEIVING
Setelah
A/P melakukan proses "Flag
Journal" maka journal yang bisa di-import oleh General Ledger adalah:
Dr Cr
Inventory
(F/B/O/M) / Cost … xx.xxx,-
A/P Trade (setup Vendor) xx.xxx,-
*
Cocokkan dengan laporan Daily Receiving Record
*
Cocokkan juga dengan laporan Daily A/P Transaction
*
Proses balancing untuk Receiving dan A/P
control selesai
ü A/P
PAYMENT
Setelah
A/P melakukan proses "Flag
Journal" maka journal yang bisa di-import oleh General Ledger adalah:
Dr Cr
A/P
Trade (setup Vendor) xx.xxx,-
A/P Clearance xx.xxx,-
*
Cocokkan dengan laporan Daily A/P Payment
*
Jika sudah benar lakukan Cross Check dengan
Journal Cash / Bank "Payment"
yang dibuat oleh General Cashier, dan journalnya adalah:
Dr Cr
A/P Clearance xx.xxx,-
Cash
/ Bank xx.xxx,-
*
Balance dari Account A/P Clearance harus 0
(Zero) yang menandakan bahwa Cash/Bank yang dikeluarkan oleh General Cashier
sudah sesuai dengan A/P Payment pada kartu A/P supplier bersangkutan.
*
Proses balancing untuk pelunasan A/P control
selesai.
*
4.
SOURCE CC : COST CONTROL JOURNAL
ü Untuk Cost
Control Journal, Bookkeeper hanya mencocokkan laporan subsdiary harian dari
masing-masing pos (FB, Material) dengan journal yang telah diimport setelah
dilakukan "Flag Journal"
oleh modul Cost Control.
ü Tidak ada
proses clearance journal untuk modul ini.
ü Proses
balancing untuk Cost Control selesai.
ü
5.
SOURCE CS : CASH JOURNAL / GENERAL CASHIER
*
Journal ini asalnya dari journal hasil entry
manual dari user General Cashier, seperti journal pembayaran, penerimaan Bank /
Cash, dll
*
Di-Entry manual oleh General Cashier dengan
menggunakan Source Journal 'CS - CASH'
*
Biasanya di-entry setiap hari sesuai dengan
transaksi yang terjadi.
*
Proses Selesai.
6.
SOURCE PC : PURCHASE JOURNAL
*
Source Journal ini hanya digunakan jika
module Purchasing dan Receiving tidak digunakan
*
Jika ada pembelian bookkeeper harus entry
manual menggunakan Source Journal 'PC -
PURCHASE'
*
Biasanya di-entry sesuai dengan transaksi
yang terjadi setiap harinya.
*
Proses Selesai.
7.
SOURCE GL : GENERAL JOURNAL
*
Journal ini asalnya dari journal entry yang
timbul selain dari source journal (1-6) contohnya : gaji, selisih bank, dll
*
Di-Entry manual oleh Bookkeeper dengan
mengisi Source Journal 'GL - GENERAL'
*
Biasanya dilakukan untuk setiap akhir bulan.
*
Proses Selesai.
8.
SOURCE AD : ADJUSTMENT JOURNAL
*
Journal ini asalnya dari journal yang di
Entry secara manual oleh Bookkeeper jika ada journal-journal penyesuaian
*
Di-entry oleh Bookkeeper dengan menggunakan
Source Journal 'AD - ADJUSTMENT'
*
Dan system akan membuat kalkulasi Ending
Balance yang With Adjustment Journal
atau Without Adjusment Journal.
General
Ledger sudah tidak perlu lagi melakukan proses CLOSING, baik closing bulanan
ataupun closing Fiscal/ tahunan, dan prosedur yang harus dilakukan oleh
Bookkeeper adalah sbb :
1.
G/L hanya mengimport data-data journal yang
sudah di-hasilkan oleh masing-masing module yang ada pada SISTEM BITS Back Office.
2.
Data journal yang bisa di import oleh modul
General Ledger adalah journal yang telah di-FLAG oleh masing–masing modul.
3.
Untuk melihat journal yang telah masuk è tentukan
Journal List For yang akan di-view dan juga View For-nya
Opened view journal yang
belum di lock à journal
masih bisa di edit.
Locked view journal yang
sudah di lock à journal
sudah tidak bisa di edit lagi.
New à untuk
membuat journal baru.
Delete à untuk
menghapus journal yang sudah ada dan statusnya masih open belum lock.
Edit à untuk
elakukan koreksi atau perubahan journal yang statusnya masih opened, jika
melakukan perubahan / koreksi harus di-save kembali.
Import à untuk
mengambil data journal dari masing-masing modul di-Back Office yang sudah di
flag.
Export à untuk
mengirim Journal G/L ke-Database server lain.
Lock/Flag à untuk
mengunci journal agar tidak bisa di Edit / dihapus.
PROSEDUR GENERAL
LEDGER JOURNAL
(UNTUK TRANSAKSI YANG ENTRY MANUAL) :
1.
Semua proses ini harus dilakukan sesuai
dengan tanggal transaksi yang ada
2.
Selalu cetak G/L Daily Journal Report à cek
hingga benar
3.
Selalu cetak G/L Daily Journal Summary à cek
hingga benar
4.
Isian Form Ledger Journal :
SOURCE : isi
dengan GL – GENERAL LEDGER
DATE : isi dengan tanggal journal
REFERENCE# : isi
sesuai dengan transaksi manual / JV# manua yang ada contoh à PAY-DEC02
BATCH# : isi
dengan angka Nol (0)
REMARK-1 : isi
sesuai dengan Reference diatas contoh à TRANS PAYROLL DECEMBER 2002
REMARK-2 :
isi dengan keterangan dari journal tersebut contoh à SALARY FB DEPARTMENT
PROSEDUR JOURNAL
HARIAN DI GENERAL LEDGER:
Bookkeeper
atau General Ledger hanya melakukan Balancing Journal berdasarkan Source Code
yang ada :
1.
SOURCE SL : SALES JOURNAL / INCOME AUDIT
(REVENUE JOURNAL)
Setelah Income Auditor melakukan proses "Flag Journal" maka journal-journal
tersebut akan langsung bisa di-import oleh General Ledger.
*
Cocokkan dengan laporan Daily Sales Journal dari modul Sales/Income Audit
*
Cocokkan juga dengan laporan harian dari A/R
(Daily A/R Transaction, Daily A/R Journal)
*
Jika sudah benar lakukan Cross Check dengan
Journal Cash "Receipt" yang
dibuat oleh General Cashier, dan journalnya adalah:
Dr Cr
Cash… xx.xxx,-
Cash
Clearance xx.xxx,-
*
Balance dari Account Cash Clearance harus 0
(Zero) yang menandakan bahwa physic uang yang diterima oleh General Cashier
dari penjualan Cash dengan Sales Journal adalah cocok
*
Proses balancing untuk sales journal selesai
*
2.
SOURCE AR : ACCOUNT RECEIVABLE JOURNAL
ü RECEIPT
Setelah A/R melakukan proses "Flag Journal Receipt" maka journal penerimaan pembayaran
yang bisa diperoleh oleh General Ledger.
*
Cocokkan dengan laporan penerimaan
pembayaran harian A/R (Daily A/R Receipt,
Daily A/R Journal)
*
Jika sudah benar lakukan Cross Check dengan
Journal Cash "Receipt" yang
dibuat oleh General Cashier, dan journalnya adalah:
Dr Cr
Cash… xx.xxx,-
Cash
Clearance xx.xxx,-
*
Balance dari Account A/R Clearance harus 0 (
Zero ) yang menandakan bahwa physic uang yang diterima dari pembayaran A/R
sudah cocok dengan kartu A/R customer bersangkutan.
*
Proses balancing untuk pembayaran A/R selesai
*
ü DEBIT NOTE
(DN) dan CREDIT NOTE (CN)
*
Khusus untuk DN dan CN di A/R, system tidak
mengeluarkan journal, karena itu harus dibuatkan journal dalam satu Journal
Voucher oleh A/R sesuai dengan transaksi yang sebenarnya, dan journal ini
di-entry lewat submenu "A/R
Journals"
*
Jika proses journal tersebut dilakukan oleh
A/R Clerk, maka pada saat proses Flag Journal, maka General Ledger akan
menerima journal DN atau CN tersebut, dan journal yang di import oleh General
Ledger adalah:
CREDIT NOTE (CN)
Dr Cr
Revenue
/ …?? xx.xxx,-
City
Ledger xx.xxx,-
DEBET NOTE (DN)
Dr Cr
City
Ledger xx.xxx,-
Revenue
/ … ?? xx.xxx,-
*
Cocokkan laporan Daily A/R Journal tersebut dengan laporan Daily A/R Transaction untuk code DN atau CN, jika sudah benar maka
General Ledger hanya mengecek supporting report dari A/R saja
*
Jika proses journal dilakukan oleh General
Ledger karena keterbatasan dari A/R staff, maka berdasarkan laporan Daily A/R
Transaction (DN/CN), maka General Ledger harus membuatkan journalnya lewat menu
G/L, atau bisa juga entry Journalnya di masukkan lewat menu Sales/Income oleh
staff Income Audit hal ini untuk memudahkan karena segala transaksi PIUTANG
selalu berhubungan dengan Income/Revenue
*
Proses balancing untuk DN dan CN A/R selesai
ü A/R
DEPOSIT RECEIPT MELALUI BANK TRANSFER
(Asumsi:
Deposit tidak diposting di SISTEM FO, namun diakui oleh SISTEM BO saja)
*
Cocokkan dengan laporan penerimaan Transfer
Deposit dan biasanya A/R staff meng-entry transaksi tersebut dengan kode CN
(Credit Note) [ingat untuk kasus seperti ini A/R tidak membuat Journal, yang
membuat Journal adalah General Cashier lewat module G/L Journal]
*
Jika sudah benar lakukan Cross Check dengan
Journal Cash/Bank "Receipt/Transfer
Deposit" yang dibuat oleh General Cashier, dan journalnya adalah:
Dr Cr
Bank Deposit xx.xxx,-
Cash On Hand xx.xxx,-
City
Ledger xx.xxx,-
*
Proses balancing untuk A/R Deposit Receipt
melalui Bank transfer selesai.
3.
SOURCE AP : ACCOUNTS PAYABLE JOURNAL /
RECEIVING
ü RECEIVING
Setelah
A/P melakukan proses "Flag
Journal" maka journal yang bisa di-import oleh General Ledger adalah:
Dr Cr
Inventory
(F/B/O/M) / Cost … xx.xxx,-
A/P Trade (setup Vendor) xx.xxx,-
*
Cocokkan dengan laporan Daily Receiving Record
*
Cocokkan juga dengan laporan Daily A/P Transaction
*
Proses balancing untuk Receiving dan A/P
control selesai
ü A/P
PAYMENT
Setelah
A/P melakukan proses "Flag
Journal" maka journal yang bisa di-import oleh General Ledger adalah:
Dr Cr
A/P
Trade (setup Vendor) xx.xxx,-
A/P Clearance xx.xxx,-
*
Cocokkan dengan laporan Daily A/P Payment
*
Jika sudah benar lakukan Cross Check dengan
Journal Cash / Bank "Payment"
yang dibuat oleh General Cashier, dan journalnya adalah:
Dr Cr
A/P Clearance xx.xxx,-
Cash
/ Bank xx.xxx,-
*
Balance dari Account A/P Clearance harus 0
(Zero) yang menandakan bahwa Cash/Bank yang dikeluarkan oleh General Cashier
sudah sesuai dengan A/P Payment pada kartu A/P supplier bersangkutan.
*
Proses balancing untuk pelunasan A/P control
selesai.
*
4.
SOURCE CC : COST CONTROL JOURNAL
ü Untuk Cost
Control Journal, Bookkeeper hanya mencocokkan laporan subsdiary harian dari
masing-masing pos (FB, Material) dengan journal yang telah diimport setelah
dilakukan "Flag Journal"
oleh modul Cost Control.
ü Tidak ada
proses clearance journal untuk modul ini.
ü Proses
balancing untuk Cost Control selesai.
ü
5.
SOURCE CS : CASH JOURNAL / GENERAL CASHIER
*
Journal ini asalnya dari journal hasil entry
manual dari user General Cashier, seperti journal pembayaran, penerimaan Bank /
Cash, dll
*
Di-Entry manual oleh General Cashier dengan
menggunakan Source Journal 'CS - CASH'
*
Biasanya di-entry setiap hari sesuai dengan
transaksi yang terjadi.
*
Proses Selesai.
6.
SOURCE PC : PURCHASE JOURNAL
*
Source Journal ini hanya digunakan jika
module Purchasing dan Receiving tidak digunakan
*
Jika ada pembelian bookkeeper harus entry
manual menggunakan Source Journal 'PC -
PURCHASE'
*
Biasanya di-entry sesuai dengan transaksi
yang terjadi setiap harinya.
*
Proses Selesai.
7.
SOURCE GL : GENERAL JOURNAL
*
Journal ini asalnya dari journal entry yang
timbul selain dari source journal (1-6) contohnya : gaji, selisih bank, dll
*
Di-Entry manual oleh Bookkeeper dengan
mengisi Source Journal 'GL - GENERAL'
*
Biasanya dilakukan untuk setiap akhir bulan.
*
Proses Selesai.
8.
SOURCE AD : ADJUSTMENT JOURNAL
*
Journal ini asalnya dari journal yang di
Entry secara manual oleh Bookkeeper jika ada journal-journal penyesuaian
*
Di-entry oleh Bookkeeper dengan menggunakan
Source Journal 'AD - ADJUSTMENT'
*
Dan system akan membuat kalkulasi Ending
Balance yang With Adjustment Journal
atau Without Adjusment Journal.
PROSEDUR GENERAL
LEDGER:
General
Ledger sudah tidak perlu lagi melakukan proses CLOSING, baik closing bulanan
ataupun closing Fiscal/ tahunan, dan prosedur yang harus dilakukan oleh
Bookkeeper adalah sbb :
1.
G/L hanya mengimport data-data journal yang
sudah di-hasilkan oleh masing-masing module yang ada pada SISTEM BITS Back Office.
2.
Data journal yang bisa di import oleh modul
General Ledger adalah journal yang telah di-FLAG oleh masing–masing modul.
3.
Untuk melihat journal yang telah masuk è tentukan
Journal List For yang akan di-view dan juga View For-nya
Opened view journal yang
belum di lock à journal
masih bisa di edit.
Locked view journal yang
sudah di lock à journal
sudah tidak bisa di edit lagi.
New à untuk
membuat journal baru.
Delete à untuk
menghapus journal yang sudah ada dan statusnya masih open belum lock.
Edit à untuk
elakukan koreksi atau perubahan journal yang statusnya masih opened, jika
melakukan perubahan / koreksi harus di-save kembali.
Import à untuk
mengambil data journal dari masing-masing modul di-Back Office yang sudah di
flag.
Export à untuk
mengirim Journal G/L ke-Database server lain.
Lock/Flag à untuk
mengunci journal agar tidak bisa di Edit / dihapus.
PROSEDUR GENERAL
LEDGER JOURNAL (UNTUK TRANSAKSI YANG ENTRY MANUAL) :
1.
Semua proses ini harus dilakukan sesuai
dengan tanggal transaksi yang ada
2.
Selalu cetak G/L Daily Journal Report à cek
hingga benar
3.
Selalu cetak G/L Daily Journal Summary à cek
hingga benar
4.
Isian Form Ledger Journal :
SOURCE : isi
dengan GL – GENERAL LEDGER
DATE : isi dengan tanggal journal
REFERENCE# : isi
sesuai dengan transaksi manual / JV# manua yang ada contoh à PAY-DEC02
BATCH# : isi
dengan angka Nol (0)
REMARK-1 : isi
sesuai dengan Reference diatas contoh à TRANS PAYROLL DECEMBER 2002
REMARK-2 :
isi dengan keterangan dari journal tersebut contoh à SALARY FB DEPARTMENT
PROSEDUR JOURNAL
HARIAN DI GENERAL LEDGER:
Bookkeeper
atau General Ledger hanya melakukan Balancing Journal berdasarkan Source Code
yang ada :
1.
SOURCE SL : SALES JOURNAL / INCOME AUDIT
(REVENUE JOURNAL)
Setelah Income Auditor melakukan proses "Flag Journal" maka journal-journal
tersebut akan langsung bisa di-import oleh General Ledger.
*
Cocokkan dengan laporan Daily Sales Journal dari modul Sales/Income Audit
*
Cocokkan juga dengan laporan harian dari A/R
(Daily A/R Transaction, Daily A/R Journal)
*
Jika sudah benar lakukan Cross Check dengan
Journal Cash "Receipt" yang
dibuat oleh General Cashier, dan journalnya adalah:
Dr Cr
Cash… xx.xxx,-
Cash
Clearance xx.xxx,-
*
Balance dari Account Cash Clearance harus 0
(Zero) yang menandakan bahwa physic uang yang diterima oleh General Cashier
dari penjualan Cash dengan Sales Journal adalah cocok
*
Proses balancing untuk sales journal selesai
*
2.
SOURCE AR : ACCOUNT RECEIVABLE JOURNAL
ü RECEIPT
Setelah A/R melakukan proses "Flag Journal Receipt" maka journal penerimaan pembayaran
yang bisa diperoleh oleh General Ledger.
*
Cocokkan dengan laporan penerimaan
pembayaran harian A/R (Daily A/R Receipt,
Daily A/R Journal)
*
Jika sudah benar lakukan Cross Check dengan
Journal Cash "Receipt" yang
dibuat oleh General Cashier, dan journalnya adalah:
Dr Cr
Cash… xx.xxx,-
Cash
Clearance xx.xxx,-
*
Balance dari Account A/R Clearance harus 0 (
Zero ) yang menandakan bahwa physic uang yang diterima dari pembayaran A/R
sudah cocok dengan kartu A/R customer bersangkutan.
*
Proses balancing untuk pembayaran A/R selesai
*
ü DEBIT NOTE
(DN) dan CREDIT NOTE (CN)
*
Khusus untuk DN dan CN di A/R, system tidak
mengeluarkan journal, karena itu harus dibuatkan journal dalam satu Journal
Voucher oleh A/R sesuai dengan transaksi yang sebenarnya, dan journal ini
di-entry lewat submenu "A/R
Journals"
*
Jika proses journal tersebut dilakukan oleh
A/R Clerk, maka pada saat proses Flag Journal, maka General Ledger akan
menerima journal DN atau CN tersebut, dan journal yang di import oleh General
Ledger adalah:
CREDIT NOTE (CN)
Dr Cr
Revenue
/ …?? xx.xxx,-
City
Ledger xx.xxx,-
DEBET NOTE (DN)
Dr Cr
City
Ledger xx.xxx,-
Revenue
/ … ?? xx.xxx,-
*
Cocokkan laporan Daily A/R Journal tersebut dengan laporan Daily A/R Transaction untuk code DN atau CN, jika sudah benar maka
General Ledger hanya mengecek supporting report dari A/R saja
*
Jika proses journal dilakukan oleh General
Ledger karena keterbatasan dari A/R staff, maka berdasarkan laporan Daily A/R
Transaction (DN/CN), maka General Ledger harus membuatkan journalnya lewat menu
G/L, atau bisa juga entry Journalnya di masukkan lewat menu Sales/Income oleh
staff Income Audit hal ini untuk memudahkan karena segala transaksi PIUTANG
selalu berhubungan dengan Income/Revenue
*
Proses balancing untuk DN dan CN A/R selesai
ü A/R
DEPOSIT RECEIPT MELALUI BANK TRANSFER
(Asumsi:
Deposit tidak diposting di SISTEM FO, namun diakui oleh SISTEM BO saja)
*
Cocokkan dengan laporan penerimaan Transfer
Deposit dan biasanya A/R staff meng-entry transaksi tersebut dengan kode CN
(Credit Note) [ingat untuk kasus seperti ini A/R tidak membuat Journal, yang
membuat Journal adalah General Cashier lewat module G/L Journal]
*
Jika sudah benar lakukan Cross Check dengan
Journal Cash/Bank "Receipt/Transfer
Deposit" yang dibuat oleh General Cashier, dan journalnya adalah:
Dr Cr
Bank Deposit xx.xxx,-
Cash On Hand xx.xxx,-
City
Ledger xx.xxx,-
*
Proses balancing untuk A/R Deposit Receipt
melalui Bank transfer selesai.
3.
SOURCE AP : ACCOUNTS PAYABLE JOURNAL /
RECEIVING
ü RECEIVING
Setelah
A/P melakukan proses "Flag
Journal" maka journal yang bisa di-import oleh General Ledger adalah:
Dr Cr
Inventory
(F/B/O/M) / Cost … xx.xxx,-
A/P Trade (setup Vendor) xx.xxx,-
*
Cocokkan dengan laporan Daily Receiving Record
*
Cocokkan juga dengan laporan Daily A/P Transaction
*
Proses balancing untuk Receiving dan A/P
control selesai
ü A/P
PAYMENT
Setelah
A/P melakukan proses "Flag
Journal" maka journal yang bisa di-import oleh General Ledger adalah:
Dr Cr
A/P
Trade (setup Vendor) xx.xxx,-
A/P Clearance xx.xxx,-
*
Cocokkan dengan laporan Daily A/P Payment
*
Jika sudah benar lakukan Cross Check dengan
Journal Cash / Bank "Payment"
yang dibuat oleh General Cashier, dan journalnya adalah:
Dr Cr
A/P Clearance xx.xxx,-
Cash
/ Bank xx.xxx,-
*
Balance dari Account A/P Clearance harus 0
(Zero) yang menandakan bahwa Cash/Bank yang dikeluarkan oleh General Cashier
sudah sesuai dengan A/P Payment pada kartu A/P supplier bersangkutan.
*
Proses balancing untuk pelunasan A/P control
selesai.
*
4.
SOURCE CC : COST CONTROL JOURNAL
ü Untuk Cost
Control Journal, Bookkeeper hanya mencocokkan laporan subsdiary harian dari
masing-masing pos (FB, Material) dengan journal yang telah diimport setelah
dilakukan "Flag Journal"
oleh modul Cost Control.
ü Tidak ada
proses clearance journal untuk modul ini.
ü Proses
balancing untuk Cost Control selesai.
ü
5.
SOURCE CS : CASH JOURNAL / GENERAL CASHIER
*
Journal ini asalnya dari journal hasil entry
manual dari user General Cashier, seperti journal pembayaran, penerimaan Bank /
Cash, dll
*
Di-Entry manual oleh General Cashier dengan
menggunakan Source Journal 'CS - CASH'
*
Biasanya di-entry setiap hari sesuai dengan
transaksi yang terjadi.
*
Proses Selesai.
6.
SOURCE PC : PURCHASE JOURNAL
*
Source Journal ini hanya digunakan jika
module Purchasing dan Receiving tidak digunakan
*
Jika ada pembelian bookkeeper harus entry
manual menggunakan Source Journal 'PC -
PURCHASE'
*
Biasanya di-entry sesuai dengan transaksi
yang terjadi setiap harinya.
*
Proses Selesai.
7.
SOURCE GL : GENERAL JOURNAL
*
Journal ini asalnya dari journal entry yang
timbul selain dari source journal (1-6) contohnya : gaji, selisih bank, dll
*
Di-Entry manual oleh Bookkeeper dengan
mengisi Source Journal 'GL - GENERAL'
*
Biasanya dilakukan untuk setiap akhir bulan.
*
Proses Selesai.
8.
SOURCE AD : ADJUSTMENT JOURNAL
*
Journal ini asalnya dari journal yang di
Entry secara manual oleh Bookkeeper jika ada journal-journal penyesuaian
*
Di-entry oleh Bookkeeper dengan menggunakan
Source Journal 'AD - ADJUSTMENT'
*
Dan system akan membuat kalkulasi Ending
Balance yang With Adjustment Journal
atau Without Adjusment Journal.
PROCEDUR
HARIAN PURCHASING
PROSEDUR DAILY
PURCHASING :
1.
Semua proses pembuatan PO harus dilakukan
secara harian (sesuai dengan PR) agar PO yang dicetak dapat dikirim ke
Vendor/Suplier hari itu juga.
2.
Entry data PO tidak boleh setelah barang
datang atau telah diterima oleh Receiving, jadi jika ingin menggunakan PO maka
PO terlebih dahulu dibuat kemudian barang bisa di terima oleh Receiving
berdasarkan PO tersebut
FORM ISIAN PO YANG
PERLU DIPERHATIKAN :
PO# :
otomatis dari system
PR# :
isi sesuai dengan nomer PR manual yang
ada
MARK FOR : isi dengan STORE
tempat penyimpanan barang tersebut nantinya
DATE :
isi dengan tanggal PO yang akan buat
VENDOR : isi dengan nama VENDOR yang akan
mengirimkan barang
PO EXPIRED : diisi berapa hari PO
tersebut akan Expired (isi dalam jumlah hari)
REMARK : diisi berdasarkan keterangan yang ada pada
PR (FOR STOCK/DEPARTMENT)
REPORT-REPORT TAMBAHAN YANG HARUS DICETAK JIKA
DIBUTUHKAN:
1.
PURCHASE ORDER DAILY è PO apa saja yang
dibuat dalam satu hari tersebut
2.
PURCHASE ORDER OUTSTANDING è PO apa saja yang
belum diterima oleh RECEIVING
PROCEDURE
HARIAN RECEIVING
PROSEDUR DAILY
RECEIVING RECORD:
1.
Semua proses ini harus dilakukan secara harian
agar laporan DAILY FB FLASH yang ada di Cost Control dapat dicetak secara benar
dan sesaui dengan tanggal transaksi
2.
Entry Transaksi Receiving tidak boleh pada
tanggal akhir bulan, contoh: jika ada transaksi receiving pada tanggal: 31
Januari, maka transaksi receiving tersebut harus dimundurkan tanggalnya ke
tanggal: 30 Januari atau dimajukan ke tanggal: 01 Februari. (tergantung
kesepakatan dengan Cost Control) karena untuk tanggal akhir bulan akan
digunakan oleh Cost Control sebagai tanggal INVENTORY CLOSING maka tidak boleh
ada transaksi yang masuk pada tanggal tersebut.
3.
Jika dalam satu nota pembelian terdapat
ONGKOS ANGKUT / FREIGHT maka harganya langsung dimasukan menjadi satu dengan
harga PPN / GST
4.
Untuk barang yang terdapat tambahan harga
maka amount-nya langsung ditambahkan dengan harga tersebut.
5.
Untuk barang yang terdapat
pengurangan/DISCOUNT harga maka amount-nya langsung dikurangkan dengan Discount
dari harga barang tersebut.
6.
Untuk transaksi Receiving yang dikembalikan
karena barang rusak atau yang lain (RETURN) maka dapat membuat Transaksi
Receiving dengan nilai Qty dan Amount minus.
7.
Untuk barang-barangn yang di Stock /
Inventory tidak perlu dialokasikan lagi (F10)
8.
Untuk barang-barang yang akan di Expense /
Biaya kan langsung, maka dapat dialokasikan langsung sebagai beban biaya
Department yang bersangkutan dengan menggunakan tombol function F10 (alokasi)
9.
Selalu cetak Daily Receiving Docket à cek
hingga benar
10. Setelah
itu cetak juga laporan Daily Receiving
Record ALL à cek hingga benar
11. Setelah
benar dan cocok serahkan report-report tersebut beserta data pendukungnya ke
Cost Control dan A/P
FORM ISIAN RECEIVING
YANG PERLU DIPERHATIKAN :
Receiving From Purchase Order à semua otomatis sesuai dengan PO yang ada tinggal menambahkan DO# : …
(isi dengan Delivery Order# / Nota# dari pengiriman barang Supplier)
Direct Purchase Memo
DATE :
isi dengan tanggal penerimaan barang
DO# :
isi dengan Delivery Order# / Nota# dari
pengiriman barang Supplier
VENDOR : isi dengan nama VENDOR yang mengirimkan
barang tersebut
MARK FOR : isi dengan STORE
tempat penyimpanan barang tersebut
REMARK : isi berdasarkan keterangan yang ada pada PR
(FOR STOCK/DEPARTMENT)
REPORT-REPORT TAMBAHAN YANG HARUS DICETAK JIKA
DIBUTUHKAN:
1.
PURCHASE BOOK è digunakan untuk cross check dengan transaksi A/P
2.
RECEIVING RECORD SUMMARY è digunakan untuk
mengecek oleh Cost Control, barang-barang yang diterima oleh Receiving
berdasarkan CLASSIFICATION
PROCEDURE HARIAN SALES /
INCOME
PROSEDUR IMPORT
HARIAN SALES / INCOME AUDIT:
1.
Income Audit menerima Daily Revenue beserta
dokumen pendukungnya dari Night Auditor.
2.
Income Audit menarik / Import data dari
Front Office (hasil dari Proses Night Audit) dan akan menghasilkan automatis
Journal dari semua traksaksi dari Department Revenue yang ada dan semua proses
ini harus dilakukan setiap hari secara berurutan.
3.
Data Journal yang masuk ke Income Audit di
Cross Check dengan laporan dari hasil Night Audit antara lain laporan: Daily Revenue, Hotel Operation Balance
serta dokumen-dokumen dan data laporan pendukungnya.
4.
Jika terjadi perbaikan journal, bisa melalui
Edit atau membuat New Journal untuk koreksi.
5.
Jika ada transaksi Journal yang akan
dianggap sebagai ADJUSTMENT journal maka harus journal tersebut harus di Edit dan pada kolom kanan atas
ADJUSTMENT ENTRY diberi tanda YES lalu save. Fungsinya agar nilai transaksi
journal tersebut akan masuk di kolom Adjustment pada Report Daily Sales Report
(Daily Operation Report)
6.
Jika terjadi kesalahan alokasi Account
ketika di Import data nya dari Front Office maka check pada module Front Office
pada Setup Department Revenue dan sesuaikan dengan Department Revenue yang
salah tersebut kemudian di edit pada kolom nomer Account-nya.
7.
Jika ada melakukan koreksi Edit atau penambahan New Journal maka harus dilakukan proses RECALCULATE SALES BALANCE (ada pada menu
Option), pilih bulan dan tahunnya.
8.
Sebelum mencetak laporan Daily Sales Report
(Daily Operation Report) maka harus masuk dahulu ke SALES BALANCE dan pilih
transaksi tanggal berapa yang akan di cetak nantinya.
9.
Selalu cetak laporan Sales Daily Journal dan atas dasar laporan tersebut cetak juga
laporan Daily Sales Report (Daily
Operation Report) dan lakukan Cross Check hingga benar.
10.
Laporan Sales
Daily Journal yang telah direvisi/edit tersebut distribusikan ke module A/R
untuk diperiksa dan dicocokkan dengan data dan laporan Piutang yang juga di
import oleh A/R dari module Front Office. Laporan ini juga di distribusikan ke
module General Cashier untuk mencocokan laporan Cash yang diterima.
11.
Cetak laporan Sales Daily Journal dan Sales
Daily Journal Summary untuk didistribusikan ke bagian General Ledger setiap
harinya.
PROSEDUR SALES INCOME
JOURNAL HARIAN (UNTUK TRANSAKSI YANG ENTRY MANUAL) :
1.
Semua proses ini harus dilakukan secara
harian sesuai dengan transaksi yang ada
2.
Selalu cetak Sales Daily Journal Report à cek hingga benar (cek dan cocokan dengan A/R jika ada
penambahan Piutang dan A/P jika ada penambahan Hutang)
3.
Selalu cetak Sales Daily Journal Summary à cek hingga benar (cek dan cocokan dengan A/R jika ada
penambahan Piutang dan A/P jika ada penambahan Hutang)
4.
Setelah benar dan cocok semua transaksi à Validasi/Flag data
SALES JOURNAL dan jangan ditunda-tunda (agar bisa diimport oleh module General
Ledger)
5.
Semua data Sales Journal
sudah dapat di Import oleh Bookkeeper (module General Ledger)
6.
Isian Form Sales Journal :
DATE : isi dengan tanggal journal
ADJUSTMENT : isi
Y jika journal Adjustment dan N jika journal biasa.
DEPARTMENT : isi
sesuai dengan Department Revenue yang ada
REMARK-1 :
isi dengan keterangan dari journal tersebut contoh à INCOME 25-11-2002
REMARK-2 :
isi dengan keterangan dari journal tersebut contoh à POOL TICKET
PROSEDUR
JOURNAL-JOURNAL SALES / INCOME AUDIT:
Prosedur pencatatan
transaksi ADVANCE DEPOSIT [ SYS2 ] berdasarkan SISTEM System adalah sebagai berikut:
1. Pada saat
pihak Hotel menerima uang muka (Deposit) dari tamu sebelum tamu tinggal di
Hotel (atau belum di Applied ke salah satu tamu In House /Reservation Data).
Note : Apabila di Setup
Department Revenue disisi Credit Account Other diisi dengan Account Advance
Deposit (21. .....), maka Journal yang akan timbul pada SYS2 adalah sbb :
misal :
transaksi sebesar Rp. 1.000.000,-
Dr Cr
11.
.... Cash Clear. / Cr Card 1.000.000,-
21.
.... Advance Deposit 1.000.000,-
2. Pada saat
tamu sudah tinggal di Hotel dan data deposit telah di Applied sebagai DEPOSIT APPLIED [ SYS8 ] ke salah satu
tamu In House atau Reservation Data yang sudah Check-In, maka Journal yang akan
timbul pada SYS8 adalah sbb :
Dr Cr
12. ....
Guest Ledger -1.000.000,-
21.
.... Advance Deposit -1.000.000,-
3. Pada saat
tamu tersebut menggunakan fasilitas Hotel (sesuai dengan DEPARTMENT REVENUE
masing-masing), maka akan timbul Revenue / Sales sebagai berikut:
misal
: Revenue Room Rp. 260.000,-
Revenur
Food Rp.
140.000,-
Revenue
Beverage Rp. 100.000,-
--------------------- +
Total
Revenue/Sales Rp.
500.000,-
Dan
Journal yang akan timbul adalah sbb :
Dr Cr
12. ....
Guest Ledger 500.000,-
40. ....
Revenue Room 214.876,-
41. ....
Revenue Food 115.702,-
42. ....
Revenue Beverage 82.645,-
22. ....
Tax PB-I 45.455,-
23. ....
Service Charge 41.322,-
4. Misalkan
tamu pada saat ingin Check-Out ternyata masih memiliki sisa Deposit sebesar Rp.
750.000,- dan sisa Deposit tersebut akan diambil pada saat Check-Out (RE-FUND à masuk ke Department
Revenue CLOSE FOLIO [ GPAY ]), maka
Journal yang akan timbul pada GPAY adalah
sbb :
Dr Cr
11. ....
Cash Clearance -750.000,-
12. ....
Guest Ledger -750.000,-
5. Misalkan
tamu pada saat ingin Check-Out ternyata masih memiliki sisa Deposit sebesar Rp.
750.000,- dan sisa Deposit tersebut akan diambil pada saat Check-Out (RE-DEPOSIT à masuk ke Department
Revenue CLOSE FOLIO [ GPAY ] &
ADVANCE DEPOSIT [SYS2]), maka Journal yang akan timbul pada GPAY adalah sbb :
Dr Cr
11. ....
Cash Clearance -750.000,-
12. ....
Guest Ledger -750.000,-
Sedangkan
Journal yang akan timbul pada SYS2
adalah sbb :
Dr Cr
11. ....
Cash Clearance 750.000,-
21. ....
Advance Deposit 750.000,-
6. Untuk tamu
yang Check Out lewat FO Cashier maka akan masuk ke Department CLOSE FOLIO [ GPAY ] dan Journal yang
akan timbul pada GPAY adalah sbb :
Dr Cr
11.
.... Cash Clear. / Cr Card 1.000.000,-
12.
.... Guest Ledger 1.000.000,-
7. Untuk tamu
yang ingin melakukan pembayaran Folio tetapi tamu tersebut masih menginap di
Hotel maka akan masuk ke Department GUEST
DEPOSIT / GUEST PAYMENT [ SYS1 ] dan Journal yang akan timbul pada SYS1 adalah sbb :
Dr Cr
11.
.... Cash Clear. / Cr Card 1.000.000,-
12.
.... Guest Ledger 1.000.000,-
8. Untuk tamu
yang ingin melakukan peminjaman uang lewat FO Cashier dan akan di-Charge
kedalam Folio-nya maka akan masuk ke Department PAID OUT [ SYS3 ] dan Journal yang akan timbul pada SYS3 adalah sbb :
Dr Cr
11.
.... Cash Clear. / Cr Card -500.000,-
12.
.... Guest Ledger -500.000,-
9. Untuk
keperluan mendadak dan karyawan butuh uang untuk pembayaran dengan nilai
nominal yang sedikit maka dapat dimasukan ke dalam Petty Cash dan akan masuk ke
Department PETTY CASH [ SYS4 ] dan
Journal yang akan timbul pada SYS4
adalah sbb :
Dr Cr
11.
.... Cash Clear. / Cr Card -500.000,-
61.
.... Expense -500.000,-
10. Untuk
pembayaran tagihan City Ledger lewat FO Cashier maka akan masuk ke Department C/L RECEIPT [ SYS7 ] dan Journal yang
akan timbul pada SYS7 adalah sbb :
Dr Cr
11.
.... Cash Clear. / Cr Card 500.000,-
13.
.... A/R Clearance 500.000,-
Prosedur VALIDASI DATA di Income Audit /Sales
adalah sebagai berikut :
1. Pada
dasarnya apabila Setup Account pada Department Revenue yang telah disetup pada SISTEM Front Office System telah benar, maka diharapkan data Journal yang di
Import oleh modul Income Audit / Sales akan benar juga.
2. Bertolak
dari keadaan diatas sebaiknya User tetap melakukan Validasi data Journal yang
masuk ke system Income Audit / Sales dengan data pendukung dari SISTEM Front
Office System (laporan Hotel Operation
Balance, Guest Account Balance, Daily Preliminary Revenue dan Supporting Data yang
lain), hal ini berguna untuk memastikan apakah data dari SISTEM FO dan Journal di
Income Audit / Sales sudah benar dan Balance, dan untuk mengontrol hal tersebut
maka Daily Sales Report (Sales Daily
Operation Report), Sales Daily Journal Summary dan Sales Daily Journal yang ada harus dicetak setiap hari juga.
3. Apabila
langkah tersebut diatas dijalankan secara rutin setiap hari, maka proses
balancing data akan lebih cepat dan mudah.
4. Apabila
menemui kasus Journal Import dari SISTEM FO tidak Balance, maka pertama kali yang
dilakukan adalah periksa Setup Chart Of Account pada Department Revenue di
modul SISTEM FO, mungkin ada penempatan Account yang salah. misal : kasus pada
Department Revenue RS-1 (Restaurant-A) tamu bayar Cash untuk membeli minuman
dan journal yang timbul :
Dr Cr
11.01.01.05 Cash 500.000,- 500.000,-
Padahal
seharusnya lawan dari Journal tersebut pada sisi Credit adalah Revenue
Beverage, karena data tersebut automatis akan menjadi Journal di Income Audit
maka pasti Setup Account pada Department Revenue (RS-1) untuk sisi
Credit-Account-nya pada kolom BEVERAGE terisi oleh Account : 11.01.01.05 (Cash)
juga, padahal yang seharusnya Account tersebut terisi : 41.01.01.01 (Revenue
Beverage).
5. Sedangkan
untuk kasus Tax atau Service yang tidak balance dengan nilai dari Revenue-nya
bila dikalikan dengan 11 % atau 10 %, maka pasti ada yang salah di salah satu
rumus untuk nilai Tax atau Service-nya pada Setup Department Revenue di SISTEM FO
System.; misal :
Dr Cr
Cash 100.000,-
Food
Revenue 100.000,-
Tax 11.000,-
Service 1,- à harusnya 10.000,-
Seperti
kejadian diatas maka dapat dipastikan bahwa setup Department Revenue pada SISTEM FO-nya salah karena terisi nilai 1 pada kolom Service-nya, padahal seharusnya
berisi nilai 10
No comments:
Post a Comment