CARI

MAKALAH SISTEM INFORMASI MANAGEMENT




JUDUL :
E-PROCUREMENT DAN PENERAPAN
DI KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA













OLEH :
NAMA   : RINDO PRANOTO
N P M    : 1511322023851     .















SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI
PANCASETIA BANJARMASIN
2016


KATA PENGANTAR



Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
            Puji syukur kami panjatkan kehadirat ALLAH S.W.T, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah-Nya kepada kami  sehingga tugas makalah Sistem Informasi Manajemen yang berjudul “e_Procurement dan Penerapannya di kementerian Sekretariat Negara” dapat terselesaikan tepat waktu.
Makalah ini kami susun guna menambah wawasan dan pengetahuan bagi para pembaca dan penyusun, yang didalamnya memuat tentang informasi pengadaan barang/jasa secara elektronik (e-procurement) yang diperlukan agar Pengadaan Barang/Jasa yang diselenggarakan Pemerintah dapat terlaksana dengan baik tanpa adanya berbagai penyimpangan, sehingga dapat menciptakan, meningkatkan dan menjamin terwujudnya efisiensi, efektifitas, transparansi dan akuntabilitas dalam pembelanjaan uang negara.
            Penyusunan makalah ini tidak lepas dari bimbingan dosen mata kuliah Sistem Informasi Manajemen (Firdaus). Oleh karena itu, kami mengucapkan terima kasih kepada beliau yang senantiasa membimbing kami dalam proses pembuatan makalah ini, yang bukan hanya bermanfaat bagi penulis, tapi juga bermanfaat bagi pembaca.
Penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu penulis harapkan demi kesempurnaan makalah ini.
Akhir kata, penulis sampaikan terima kasih pada semua pihak yang telah berperan serta dalam penyusunan makalah ini dari awal sampai akhir. Semoga Allah SWT senantiasa meridhai segala usaha kita. AAmIIn


Banjarmasin, 14 maret 2016
                                                                                                     Penyusun


                                                                                                        RINDO PRANOTO





DAFTAR ISI


KATA PENGANTAR ……………………………………………………………………      i

DAFTAR ISI ……………………………………………………………………………...       ii

BAB I   PENDAHULUAN ……………………………………………………………….      1

1.1.            Latar Belakang ………………………………………………………........       1
1.2.            Landasan Teori ……………………………………………………….......       2
1.3.            Rumusan Masalah …………………………………………………….......       3

BAB II  PEMBAHASAN ………………………………………………………………….      4

2.1...... Gambaran Singkat Prosedur E-Procurement ……………………………...      4

2.2...... Peran E-Procurement di Kementerian Sekretariat Negara …………………      5

2.3...... Langkah-Langkah Yang diLakukan agar E-Procurement Lebih Berhasil…      7

BAB III PENUTUP ………………………………………………………………………       8

3.1...... Kesimpulan …………………………………………………………........        8

3.2.      Saran ……………………………………………………………………..        8

DAFTAR PUSTAKA …………………………………………………………………….      ix








BAB I
PENDAHULUAN


1.1.      Latar Belakang

Di era informasi  seperti saat ini, keberadaan IPTEK (Ilmu Pengetahuan dan Tekhnologi) semakin berkembang pesat, sehingga menuntut baik perusahaan  maupun pemerintah perlu melakukan inovasi dalam meningkatkan kinerjanya. Sistem informasi dan teknologi  menjadi komponen yang sangat penting bagi keberhasilan bisnis dan organisasi, karena sistem ini memainkan peranan penting dan makin luas dalam bisnis. Net-working (internet) adalah salah satu  sarana dalam mendukung proses kinerja yang efisien dan efektif.  Seperti yang kita ketahui, dengan adanya internet memudahkan masyarakat dalam mengakses berbagai informasi perkembangan dunia. Di era masa kini, segalanya telah dipermudah (canggih), semuanya telah disajikan dalam bentuk instant, tinggal bagaimana pintar-pintarnya kita sebagai manusia  mampu  mengolah dan memanfaatkannya semaksimal mungkin.

Penggunaan internet yang mendunia ini, telah mendorong berbagai pihak untuk menjalankan usahanya  secara online, karena dianggap lebih mudah dan efisien. Mereka tidak perlu lagi melakukan transaksi secara face to face yang hanya  memakan waktu lama, penggunaan kertas yang berlebihan, serta menggunakan tenaga kerja dalam prosesnya. Cara face to face di era masa kini sudah mulai ditinggalkan dan beralih ke sistem yang lebih modern. Salah satu contohnya adalah e-procurement yaitu sistem pengadaan barang atau jasa dengan menggunakan media elektronik. E-Procurement diterapkan dalam proses pembelian dan penjualan secara online. E-procurement merupakan bagian dari e-bisnis dan digunakan untuk mendesain proses pengadaan berbasis internet yang dioptimalkan dalam sebuah perusahaan yang meliputi negosiasi-negosiasi elektronik.

 E-procurement yang akan dibahas selanjutnya lebih spesifik  dalam lingkup kementerian sekertariat Negara, mengingat banyaknya terjadi penyimpangan-penyimpangan (kasus korupsi) yang sering melibatkan pejabat-pejabat tinggi Negara, maka pemerintah harus bertindak dan mengambil kebijakan dengan tepat yang diwujudkan dalam bentuk pengadaan barang/jasa secara elektronik (E-Procurement).

Mengacu kepada Undang-undang Nomor 11 Tahun 2008 tersebut dan dalam rangka memanfaatkan perkembangan teknologi, maka Kementerian Sekretariat Negara telah mulai melaksanakan pengadaan barang/jasa secara elektronik atau e-procurement sejak tahun 2009. e-Procurement adalah pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. Demikian definisi yang tercantum dalam Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang ditetapkan pada tanggal 6 Agustus 2010.(Baca juga : MAKALAH PEMBANGUNAN & PERTUMBUHAN EKONOMI )
1.2.      Landasan Teori

a.       Menurut Kantor Manajemen Informasi Pemerintah Australia (Australian Government Information Management, AGIMO) : e-procurement merupakan pembelian antar-bisnis (business-to-business, B2B) dan penjualan barang dan jasa melalui internet. (www.agimo.gov.au/publications/2001/11/ar00-01/glossary).

b.      Menurut daftar kata X-Solutions : e-procurement merupakan sebuah istilah dari pengadaan (procurement) atau pembelian secara elektronik. E-procurement merupakan bagian dari e-bisnis dan digunakan untuk mendesain proses pengadaan berbasis internet yang dioptimalkan dalam sebuah perusahaan. E-procurement tidak hanya terkait dengan proses pembelian itu saja tetapi juga meliputi negosiasi-negosiasi elektronik dan pengambilan keputusan atas kontrak-kontrak dengan pemasok. Karena proses pembelian disederhanakan dengan penanganan elektronik untuk tugas-tugas yang berhubungan dengan operasi, tugas-tugas yang berhubungan dengan strategi dapat diberi peran yang lebih penting dalam proses tersebut. Tugas-tugas baru yang berhubungan dengan strategi pembelian ini meliputi manajemen kontrak kepada pemasok lama maupun baru serta penciptaan struktur pasar baru dengan secara aktif mengkonsolidasikan sisi pemasokan/suplai. Sedangkan procurement system adalah sistem perangkat lunak untuk pembelian secara elektronik, yaitu pengadaan barang dan jasa. (http://www.x-solutions.poet.com/eu/newsevents/glossar).

c.       Menurut daftar kata Siemens : e-procurement atau e-purchasing adalah pengadaan yang menggunakan media elektronik seperti internet atau jaringan komputer yang lain. Sistem e-procurement memusatkan pada platform (perangkat keras maupun lunak) komersial bagi para pembeli.

d.      Menurut Wikipedia : e-procurement adalah pembelian business-to-business (B2B) dan penjualan barang dan jasa melalui internet maupun sistem-sistem informasi dan jaringan lain, seperti Electronic Data Interchange (EDI) dan Enterprise Resource Planning (ERP). Sebagai sebuah bagian penting dari banyak situs B2B, e-procurement juga kadang disebutkan oleh istilah-istilah lain misalnya supplier exchange. Secara khusus, situs-situs web e-procurement memungkinkan user yang memenuhi syarat dan terdaftar untuk mencari para pembeli atau penjual barang dan jasa. Tergantung pada pendekatannya, para pembeli atau penjual dapat menentukan harga atau mengundang tawaran. Transaksi-transaksi dapat dimulai dan diakhiri. Pembelian yang sedang berjalan dapat memenuhi permintaan customer untuk diskon jumlah atau penawaran khusus. Software e-procurement memungkinkan otomatisasi beberapa pembelian dan penjualan. Perusahaan-perusahaan yang berpartisipasi berharap dapat mengendalikan inventori-inventori secara lebih efektif, mengurangi biaya pembelian agen, dan meningkatkan siklus manufaktur. E-procurement diharapkan dapat diintegrasikan dengan tren Supply Chain Management yang terkomputerisasi.

e.       Menurut Scottish Enterprise dalam E-Business Factsheet-nya menyebut bahwa e-procurement adalah sebuah istilah untuk menyebut metode elektronik yang digunakan dalam tiap tahap proses pembelian dari indentifikasi persyaratan-persyaratan hingga pembayaran, dan secara potensial manajemen kontrak. (www.scottish-enterprise.com/publications/e-procurement.pdf).


f.       Bank Dunia menyebutkan sebuah definisi berlapis tiga dari e-procurement dari segi pemerintahan (electronic Government Procurement, e-GP) dalam E-GP: World Bank Draft Strategy (2003). Tingkat pertama menyatakan bahwa e-GP adalah penggunaan teknologi informasi dan komunikasi khususnya internet oleh pemerintahan-pemerintahan dalam melaksanakan hubungan pengadaan dengan para pemasok untuk memperoleh barang, karya-karya, dan layanan konsultasi yang dibutuhkan oleh sektor publik. Definisi tingkat kedua dan ketiga membuat perbedaan tipis antara e-tendering dengan e-purchasing.

1.3.      Rumusan Masalah

1.      Gambaran singkat tentang prosedur e-Procurement
2.      Peran e-Procurement di Kementerian Sekretariat Negara
3.      Langkah-langkah yang dilakukan agar E-Procurement lebih berhasil







BAB II
PEMBAHASAN


2.1. Gambaran Singkat Prosedur e-Procurement


e-Procurement merupakan sistem untuk medapatkan barang, atau jasa secara transparan, efektif, dan efisien sesuai dengan kebutuhan dan keinginan penggunanya dengan memanfaatkan teknologi informasi, untuk melakukan pengolahan data pengadaan hingga dalam proses pembuatan laporan, sistemnya berasal dari database dengan area yang luas berbasis web. Proses pengadaan terdiri dari identifikasi kebutuhan awal dan spesifikasi oleh pengguna, melalui pencarian, sumber dan tahap negosiasi, order (pemesanan) dan serta prosedur yang meregistrasi penerimaan, pembayaran dan sebagai  pendukung evaluasi pasca pengadaan.
Kebutuhan barang/jasa erat kaitannya dengan kelancaran operasional,yang memerlukan tenggang waktu. Tenggang waktu  dimulai dari saat melakukan pemesanan, waktu untuk memproduksinya, waktu untuk mengantarkan barang, bahkan sampai dengan waktu untuk memproses barang di gudang hingga siap digunakan oleh pemakainya. Berikut adalah mekanisme/prosedur E-Proocurement:
1.      Panitia Pengadaan Barang/Jasa (PPBJ) mengisi formulir isian pendaftaran yang telah diisi lengkap, menyampaikan formulir tersebut kepada admin agency LPSE guna mendapatkan user ID dan password yang akan dipergunakan untuk mengakses aplikasi SPSE.

2.      Panitia membuat jadwal pelelangan dan menyusun dokumen pengadaan untuk disetujui oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK).

3.      PPK menetapkan Harga Perkiraan Sendiri (HPS).

4.      Pengumuman dilakukan melalui website instansi yang akan mengadakan pelelangan barang/jasa, aplikasi SPSE, dan portal pengadaan nasional. Pengumuman tersebut disertai dengan dokumen pengadaan yang telah di-upload oleh panitia.

5.      Pendaftaran pelelangan dilakukan secara elektronik (online) pada aplikasi SPSE, dan sebelumnya telah melakukan registrasi dan verifikasi dokumen perusahaan ke kantor LPSE untuk mendapatkan user ID dan password.

6.      Penjelasan pekerjaan (aanwijzing) yang berupa forum tanya jawab dilakukan melalui komuniksi online melalui aplikasi SPSE. Rekaman komunikasi online/tanya jawab tersebut tertuang dalam berita acara penjelasan pekerjaan.
7.      Perubahan dokumen pengadaan (adendum) dapat di-download oleh peserta pengadaan melalui aplikasi SPSE.

8.      Dokumen penawaran yang sampaikan berbentuk dokumen elektronik yang disandikan (encrypt) dan dikirim (upload) melalui aplikasi SPSE dan dibuka (decrypt) secara elektronik.

9.      Berita acara evaluasi penawaran dapat di-download oleh peserta pengadaan melalui aplikasi SPSE.

10.  Berita Acara Hasil Pelelangan dapat di-download oleh peserta pengadaan melalui aplikasi SPSE.

11.  Pengumuman pemenang lelang diumumkan pada aplikasi SPSE dan website instansi yang mengadakan pelelangan barang/jasa, serta dikirimkan juga melalui e-mail kepada seluruh peserta lelang.

12.  Sanggah hasil lelang (jika ada) dilakukan dengan cara berkomunikasi online atau mengirim file sanggahan melalui aplikasi SPSE sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

Pada prinsipnya, pengadaan publik (Public Procurement) adalah proses akuisisi (pengambilan kepemilikan atas saham/aset suatu perusahaan oleh perusahaan lain, dan dalam peristiwa ini baik perusahaan pengambil alih atau yang diambil alih tetap eksis sebagai badan hukum yang terpisah) yang dilakukan oleh institusi publik untuk mendapatkan barang, bangunan, dan jasa secara transparan, efektif, dan efisien sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Dalam hal ini, pengguna bisa individu (pejabat), unit organisasi (dinas, fakultas, dsb), atau kelompok masyarakat luas.
2.2. Peran e-Procurement di Kementerian Sekretariat Negara

Manajemen keuangan pemerintah sebagai salah satu bagian dalam keuangan Negara, termasuk dalam agenda dari reformasi keuangan Negara (anggaran). Dalam merealisasikan anggaran, pemerintah dituntut untuk melakukan pengadaan barang dan jasa secara elektronik yang dikenal dengan istilah e-Procurement. Nah disinilah peran kementrian keuangan sebagai pelopor terlaksananya e-procurement tersebut. Kebijakan pemerintah mengenai e-procurement diharapkan akan diikuti oleh instansi pemerintah lainnya untuk menjalankan proses realisasi angggaran.

Proses pengadaan barang dan jasa secara elektronik tidak lepas dari adanya keputusan presiden Nomor 80 tahun 2003 tentang Pengadaan Barang dan Jasa terhadap semua informasi, transaksi elektronik pada pelaksanaan brang/jasa    secara elektronik, mengacu pada UU nomor 11 tahun 2008 tentang ITE. Adapun tujuan e-procurement, yakni:

1.      Memperbaiki transparan dan akuntabilitas, yakni memberikan informasi keuangan secara terbuka, jujur, dan terpercaya kepada masyarakat dengan pertimbangan bahwa masyarakat memiliki hak untuk mengetahui seluk beluk prosesnya, serta pertanggungjawaban pemerintah dalam pengelolaan sumber daya yang dipercayakan kepadanya melalui ketaatannya  terhadap peraturan perundang-undangan.

2.      Meningkatkan akses pasar dan persaingan usaha yang sehat sehingga tercipta situasi yang kondusif

3.      Meminimalisir proses pengadaan barang dan jasa dari yang dulunya serba pemborosan, menuju penghematan tenaga,waktu,dan proses.

4.      Digunakan sebagai sistem pendukung berjalannya proses monitoring (pemantauan) dan audit (pemeriksaan)

5.      Memenuhi fasilitas akses informasi, yang dibutuhkan demi kelancaran bertransaksi

Pengadaan barang atau jasa pemerintah secara elektronik dapat dilakukan dengan e-tendering atau e-purchasing. E-tendering diartikan sebagai mekanisme penyedia barang/jasa secara opening dan dapat diikuti oleh semua penyedia barang/jasa yang terdaftar pada system elektronik dengan cara menyampaikan satu kali penawaran sampai dengan batas waktu yang telah ditentukan, sedangkan e-purchasing merupakan mekanisme pembelian barang/jasa melalui system catalog elektronik.

Dalam hal realisasi anggaran pemerintah seringkali dihadapkan pada kasus korupsi karena seperti yang kita ketahui, realisasi anggaran mmbutuhkan dan melibatkan banyak pihak dalam menjalankan program dan kegiatan, ketiga hal ini berada pada tingkat teknis. Oleh sebab itu rawan terjadi penyimpangan.

Pada pertengahan 2008 tercatat 25 instansi yang berhasil menerapkan e-procurement, dapat dihitumg, sekitar 20% dari total belanja barang pemerintah mencapai 350 triliun atau 70 triliun, dapat dihemat karena diterapakannya e-procurement, penerapan e-procurement memudahkan dalam melakukan pertanggungjawaban keuangan karena sistem tersebut mendapat pengakuan dan sertifikasi secara internasional, terbukti dari kementrian keuangan yang sudah menerapkan sisitem tersebut telah menjadi panutan melalui Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE).

Indonesia Corruption Watch turut berpartisipasi dan sangat mendukung  mekanisme proses pengadaan barang/ jasa secara elektronik (e-procurement). Meskipun telah mendapat dukungan, penerapan e-procurement tetap perlu diawasi mengingat semakin banyaknya manusia yang hendak melakukan berbagai penyimpangan, salah satunya  korupsi.Sehubungan dengan hal tersebut, ICW meluncurkan metode pengawasan e-procurement yang dapat digunakan masyarakat dalam  memastikan prosesnya berjalan terbuka dan bertanggungjawab sesuai yang diharapkan. Telah terbukti di enam daerah metode pengawasan e-procurement berjalan dengan baik , metode ini dilakukan dalam bentuk website opentender.net, yang dapat digunakan oleh para pemangku kepentingan (stakeholder), termasuk masyarakat.
E-procurement adalah inisiatif dari pemerintah sejak tahun 2010 dalam mengatasi berbagai penyimpangan dalam pengadaan barang/ jasa secara tradisional. Menurut Komisi Pemberantasan Korupsi, 77% kasus yang KPK tangani adalah korupsi terkait pengadaan barang dan jasa.
Melalui e-procurement, pengawasan yang dilakukan lebih mudah karena semua rincian terekam. “Artinya, pengawasan dari BPK, inspektorat, kejaksaan, kepolisian, dan KPK, bisa lebih efektif, dan tentunya juga melibatkan masyarakat  untuk membantu proses pengawasan tersebut, mengingat Pengadaan di Indonesia cukup besar,yakni  bias mencapai angka 20 sampai 30 ribu per tahun.

2.3.  Langkah-langkah yang Dilakukan Agar e-procurement  Lebih Berhasil

Dalam menerapkan e-procurement di kementerian sekretariat Negara, tidak lepas dari berbagai macam kendala yang dihadapi, seperti:
1.      Kurang lancar menggunakan sistem aplikasi SPSE bagi sebagian panitia pelaksana pengadaan barang/jasa di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara serta masih belum terbiasa melakukan pelelangan secara elektronik (e-procurement), sehingga panitia pelaksana sendiri terkesan kaku dalam menjalankan prosesnya.

2.      Sebagian panitia pelaksana pengadaan barang/jasa di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara masih kurang yakin mengenai berhasil tidaknya penerapan aplikasi tersebut yang mampu mencegah kebocoran keuangan Negara. Mereka terus menerus mempertanyakan keamanan data yang tersimpan dalam aplikasi SPSE tersebut,

Olehnya itu, untuk mengatasi  beberapa kendala yang dihadapi, perlu dilakukan :
1.      Program Sosialisasi khusunya bagi panitia pelaksana mengenai tatacara proses pengadaan barang/jasa secara elektronik (e-procurement) agar lebih meyakinkan mereka terhadap keamanan penggunaan aplikasi tersebut dan mereka lebih paham akan penggunaannnya sehingga terkesan tidak kaku.

2.      Diklat secara terus menerus dalam rangka meningkatkan skill penggunaan aplikasi    SPSE oleh panitia pelaksana pengadaan barang/jasa.

3.      Kecepatan dan ketepatan  dalam bidang pelayanan masyarakat khususnya menangani keuangan yang beresiko besar  terjadi penyimpangan yang dapat merugikan negara serta dapat menciptakan lingkungan pemerintah yang bersih dari Korupsi Kolusi dan Nepotisme (KKN).

4.      Peran masyarakat juga ikut membantu dalam proses penerapan  e-procurement, bukan hanya sebatas KPK, BPK, kejaksaan, kepolisian,dalam menangani penyimpangan kasus korupsi, tapi masyarakat juga harus turut berpartisipasi.






BAB III
PENUTUP


3.1.  Kesimpulan

·      Penggunaan internet yang mengglobal, telah mendorong berbagai pihak untuk menjalankan usahanya  secara online, karena dianggap lebih mudah dan efisien. Salah satu contohnya adalah e-procurement yaitu sistem pengadaan barang atau jasa dengan menggunakan media elektronik. E-Procurement diterapkan dalam proses pembelian dan penjualan secara online.
·      E-Procurement dalam Kementerian Sekretariat Negara, mengacu kepada Undang-undang Nomor 11 Tahun 2008 dalam rangka memanfaatkan perkembangan teknologi, olehnya itu, Kementerian Sekretariat Negara telah mulai melaksanakan pengadaan barang/jasa secara elektronik (e-procurement) sejak tahun 2009, dimana proses ini sangat berguna diantaranya penghematan waktu,tenaga,kertas,dan prosesnya selain itu memudahkan dalam melakukan pertanggungjawaban keuangan karena sistem tersebut mendapat pengakuan dan sertifikasi secara internasional, terbukti dari kementrian keuangan yang sudah menerapkan sisitem tersebut telah menjadi panutan melalui Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE).

3.2.  Saran

Dengan diterapkannya sistem pengadaan barang secara elektronik (e-procurement) di Kementerian Sekretarian Negara, diharapkan tidak adanya lagi penyimpangan yang dilakukan oleh berbagai pihak yang bersangkutan (korupsi)  yang serta merta merugikan Negara. Selain itu, diharapkan panitia yang bersangkutan dalam pengadaan secara elektronik (e-procurement) ini bisa lebih mahir dan terampil dalam menggunakan aplikasi tersebut.Tak lupa partisipasi masyarakat, KPK, BPK, Kepolisian, Kejaksaan yang lebih berperan aktif dalam menangani kasus penyimpangan (korupsi).







DAFTAR PUSTAKA

-          Andrianto, Nico (2007). Good E-Government : Transparansi dan Akuntabilitas Publik Melalui EGovernment. Banyu Media Publishing. Malang

-          Djojosoekarto, Agung. E-Procurement di Indonesia, Pengembangan Layanan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah Secara Elektronik. Kemitraan

-          Instruksi Presiden Nomor. 3 Tahun 2003 Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government

-          Keppres No 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

-          Undang – Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik




-          http://www.lkpp.go.id





No comments:

Post a Comment