PEMANFAATAN E-PROCUREMENT
UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS TATAKELOLA
KEGIATAN PENGADAAN
DI LEMBAGA PEMERINTAHAN
UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS TATAKELOLA
KEGIATAN PENGADAAN
DI LEMBAGA PEMERINTAHAN
ABSTRAK
Tidak dapat dipungkiri Perkembangan TIK saat ini sangat bermanfaat bagi sebuah organisasi khususnya dalam rangka
meningkatkan efisiensi, kecepatan proses dan tata kelola. Manfaat ini tidak hanya dirasakan oleh organisasi bisnis tetapi
juga bagi organisasi nirlaba seperti lembaga pemerintahan yang semakin hari dituntut untuk meningkatkan kualitas
pelayanan dan tatakelola organisasi.
Pada lembaga pemerintahan, gelombang penerapan TIK ini dimulai dengan inisiatif e-government yang ditujukan untuk
meningkatan pelayanan kepada masyarakat. Kemudian disusul dengan gagasan penerapan e-procurement untuk
mengelola proses pengadaan. Tentu saja dengan tujuan agar pengelolaan uang negara (melalui proses pengadaan) yang
bersumber dari APBN dapat dipergunakan dengan tepat waktu sesuai jadwal, transparan prosesnya serta dimungkinkan
terjadinya penghematan anggaran. Tetapi tidak seperti gerakan e-government, gagasan penerapan e-procurement ini
tidak mendapatkan sambutan hangat di lembaga pemerintahan. Hanya sedikit lembaga yang tertarik
mengimplementasikannya, itupun hanya sebatas sebagai sarana informasi pengadaan, bukan sebagai sarana proses
interaksi dengan penyedia barang dan jasa untuk memilih penyedia barang dan jasa terbaik.
Makalah ini akan membahas konsep dan strategi implementasi e-procurement, potensi manfaat yang dapat diperoleh
dengan melakukan penerapan, serta akan diuraikan tantangan-tantangan yang dihadapi dalam penerepannya, baik dari sisi
cakupan fungsi,teknologi infrastruktur, kesiapan sumber daya dan tentu tantangan dari sisi legalitas proses pengadaan yang
diatur oleh Keppres 80/th 2003. Secara khusus akan dibahas juga bagaimana penerapan e-procurement sesuai dan sejalan
dengan prinsip-prinsip Pembangunan berkelanjutan khususnya prinsip ekonomi, moral dan peduli terhadap lingkungan.
Diharapkan makalah ini berguna sebagai bahan pertimbangan/rujukan bagi lembaga pemerintahan (termasuk Universitas
Terbuka) yang membiayai kegiatan dengan bersumber pada APBN dan melakukan kegiatan Pengadaan untuk memilih
penyedia barang dan jasa terbaik yang tertarik untuk mengimplementasikan eprocurement dengan benar sehingga dapat
mengoptimalkan penggunaan uang negara. Tentu hal ini akan menjamin bahwa pembangunan dapat berlangsung sesuai
tujuannya dan berkelanjutan.
PENDAHULUAN
Pembangunan berkelanjutan (sustainable development) sebagai sebuah paradima baru dalam
melakukan pembangunan sudah cukup lama didiskusikan bahkan sudah menjadi sebuah aksi dunia
yang diprakarsai PBB (Brundtland Commision,1987) dan kemudian berkembang tidak hanya
memfokuskan diri pada isu isu lingkungan tetapi mencakup isu – isu yang lebih luas dan strategis
seperti kebijakan Pembangunan Ekonomi, Pembangunan Sosial dan Perlindungan Lingkungan.
Kebijakan strategis di ketiga bidang tersebut ditetapkan menjadi pilar- pilar utama yang mendorong
Pembangunan berkelanjutan ( PBB, World Summit 2005 ).
Meskipun hingga sekarang belum ada konsensus tunggal mengenai pembangunan
berkelanjutan, tetapi paling tidak ada prinsip – prinsip dasar yang disepakati bahwa untuk tercapainya
pembangunan berkelanjutan harus memperhatikan alasan – alasan utama mengapa pembangunan
harus berkelanjutan, yaitu : alasan moral, alasan ekologi dan alasan ekonomi.
1
Divisi PBB untuk Pembangunan Berkelanjutan mencanangkan dan mendaftar 42 (empat puluh
dua) bidang yang menjadi bagian dan berkontribusi kepada pembangunan Berkelanjutan, salah satu
bidang tersebut adalah Teknologi. Diharapkan ke depan inovasi inovasi dibidang Teknologi,termasuk
di dalamnya Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dapat membantu manusia tidak hanya
meningkatkan nilai ekonomi tetapi juga dapat membantu manusia dalam mengelola lingkungan dan
melakukan kegiatan pembangunan dengan sikap moral yang baik sehingga pembangunan dapat
berlanjut dengan baik dari generasi ke generasi berikutnya.
Membahas peran TIK dalam pembangunan, maka ada ada dua inisiatif besar yang mengemuka
yaitu e-government dan e-procurement. Kedua inisatif tersebut bertujuan sama yaitu meningkatkan
kualitas tata kelola pemerintahan dalam melakukan tugasnya melayani masyarakat (good public
governance). E-government dan e-procurement biasanya diimplementasikan melalui sebuah aplikasi
komputer dengan berbasis jaringan dan internet.
Implementasi e-government adalah relatif lebih mudah dibandingkan dengan implementasi e-
procurement, karena e-government lebih ditafsirkan kepada komunikasi antara penyelenggara
pemerintahan dengan masyarakat. Produk- produk e-government pada umumnya adalah sebuah
website yang menyajikan informasi tentang struktur Organisasi pemerintahan, informasi prosedur
pelayanan masyarakat, informasi potensi dan tatacara penanaman modal dan hal- hal lain yang
secara umum perlu diketahui oleh masyarakat secara mudah melalui TIK.
Secara konsep e-procurement sebenarnya sangat baik sekali untuk diimplementasikan untuk
meningkatkan tatakelola pemerintahan dalam penyelenggaraan pembangunan karena mendukung
terciptanya tata kelola penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan juga mendukung terciptanya
Good Corporate Governance bagi para penyedia barang dan jasa yang terlibat dalam proses
pembangunan di pemerintahan. Sedangkan dari sisi TIK penerapan e-procurement dapat
meningkatkan efisiensi proses kegiatan administrasi dan juga dapat mengurangi pemakaian bahan-
bahan sumber daya alam yang tidak dapat diperbaharui ( misalnya pemakaian bahan bakar fosil) dan
juga dapat mengurangi pemakain kertas yang biasanya menjadi bagian dari kegiatan pengadaan
(dokumen-dokumen yang dibutuhkan)
Tetapi berbeda dengan e-government, maka e-procurement relatif lebih kompleks karena produk
TIK ini tidak hanya mencakup komunikasi sepihak melainkan ada interaksi antara penyelenggara
pemerintahan dangan masyarakat yang terkait ( dalam hal ini adalah penyedia barang dan jasa)
melalui perangkat TIK. Banyak aspek yang harus diperhatikan dalam hal ini, selain masalah
pemahaman tentang definisi e-rpcorement yang rancau, ketersediaan teknologi yang mudah dan
murah untuk diakses, juga adanya tantangan dari aspek peraturan (Peraturan tentang Penggunaan
e-procurement yang terbatas di dalam Keppres 80 tahun 2003 serta peraturan tentang transaksi
2
secara elektronik) dan kesiapan masyarakat dalam menggunakan perangkat TIK (aspek Manajemen
Perubahan).
E-PROCUREMENT SEBAGAI SARANA EFISIENSI
Ditinjau dari manajemen operasional pada umumnya sebuah organisasi dalam mencapai tujuan
organisasi mengelompokan kegiatan operasionalnya menjadi dalam 3(tiga) kelompok besar : Supplier
Relationship Management (SRM) , Customer Relationship Management (CRM) dan Internal
Operasional Management. Integrasi ke 3 kelompok operasional tersebut dapat digambarkan sebagai
berikut :
SRM adalah kelompok bisnis proses disebuah organisasi yang terkait dengan perencanaan
kebutuhan, pemilihan vendor (penyedia barang/jasa) hingga proses pembelian barang/jasa.
Barang/jasa tersebut bagi organisasi akan diolah dan ditingkatkan nilainya dengan memanfaatkan
sumber daya yang ada menjadi barang/jasa yang lebih bernilai (kelompok bisnis proses ERP)
sehingga dapat ditawarkan kepada customer yang akan membeli/menggunakan barang/jasa tersebut
(kelompok bisnis proses CRM). Jadi pada dasarnya SRM adalah sebuah sistem informasi (pada
umumnya berbasis web) yang dapat membantu perusahaan berinteraksi dengan penyedia
barang/jasa (vendor) menggunakan sarana TIK. Sedangkan e-procurement sebagai bagian dari SRM
mencakup proses-proses sebagai berikut :
• pengelolaan master data (baik barang/jasa ataupun penyedianya /vendor),
• proses perencanaan kegiatan pengadaan(sourcing)
• pelaksanaan kegiatan pengadaan (memilih barang dan penyedia yang sesuai).
Ditinjau dari segi aplikasi, e-procurement akan mempunyai fungsi sebagai berikut :
Proses Internal, yang merupakan fungsi –fungsi terkait pengadaan yang dijalankan oleh sumber
daya internal perusahaan antara lain :
3
• Penyusunan rencana Pengadaan
• Daftar dan status Proses Pengadaan yang direncanakan
• Proses Penunjukan penyedia barang/jasa (vendor)
Proses external, yang merupakan fungsi – fungsi yang digunakan untuk berinteraksi dengan
pihak external (penyedia barang/jasa) yang terdiri dari antara lain :
• Proses Pra/pasca Qualifikasi
• Proses Seleksi (administrasi/Teknis)
• Proses Negosiasi (Harga).
Keterkaitan proses internal dan proses external dapat digambarkan sebagai berikut :
Pada umumnya penerapan e-procurement bagi organisasi mempunyai manfaat mengurangi
kontak langsung dengan penyedia barang/jasa dan meningkatkan efisiensi. Efisiensi ini dapat
diperoleh dari 2 hal strategis :
• Pengurangan Operating Cost (penurunan biaya pembelian dan biaya inventory),
• Pengurangan Working Capital (penurunan jumlah inventory karena adanya rencana pembelian
yang baik dan waktunya singkat).
Secara keseluruhan SRM bermanfaat bagi sebuah organisasi, tetapi untuk menerapkan SRM
secara keseluruhan memerlukan biaya dan waktu yang cukup lama. Banyak organisasi yang secara
khusus mencoba mengambil manfaat yaitu untuk menurunkan biaya pengadaan dengan
mengimplementasikan salah bagian dari e-procurement yang disebut dengan e-auction.E-auction
adalah sebuah aplikasi yang merupakan bagian dari SRM yang berfungsi untuk melakukan negosiasi
bersaing yaitu kesempatan diberikan kepada para vendor untuk merevisi harga penawarannya
kembali dalam jangka waktu tertentu yang diatur di dalam sistem.
4
Dengan Menggunakan sistem e-auction ini pada umumnya harga penawaran awal yang
dimasukan oleh para vendor akan direvisi ulang dan mereka saling berkompetisi dalam jangka waktu
yang ditentukan untuk menurunkan harga. Dan tentu saja bagi organisasi hal ini akan
menguntungkan karena mendapatkan harga yang lebih murah tanpa perlu melakukan negosiasi
dengan satu vendor saja.
E-PROCUREMENT DI LEMBAGA PEMERINTAHAN
Membicarakan e-procurement di Lembaga Pemerintahan, khususnya di Indonesia tidak dapat
dilepaskan dari sebuah inisiatif yang mulai digulirkan pada tahun 1998 ketika terjadi krisis ekonomi
yang juga berimbas kepada krisis dimensional di dunia dan secara khusus di Indonesia. Krisis
tersebut telah mendorong arus balik yang menuntut perbaikan atau reformasi dalam
penyelenggaraan negara termasuk birokrasi pemerintahannya. Salah satu penyebab terjadinya krisis
multidimensi yang kita alami tersebut adalah karena buruknya penyelengaraan tata kepemerintahan
(poor governance), yang diindikasikan oleh beberapa masalah, antara lain:
(1) dominasi kekuasaan oleh satu pihak terhadap pihak-pihak lainnya, sehingga pengawasan
menjadi sulit dilakukan;
(2) terjadinya tindakan KKN (korupsi, kolusi, dan nepotisme);
(3) rendahnya kinerja aparatur termasuk dalam pelayanan kepada publik atau masyarakat di
berbagai bidang.
Pihak-pihak yang dituntut untuk melakukan reformasi tidak hanya negara saja (legislatif,yudikatif,
dan eksekutif) tetapi juga dunia usaha/swasta (corporates) dan masyarakat luas (civil society).
Gerakan untuk melakukan reformasi kelembagaan melalui inisiatif Good Governance juga
direspon oleh departemen Komunikasi dan Informasi dengan meluncurkan gerakan implementasi e-
Goverment. Salah satu celah terjadinya hal tersebut adalah adanya kontak langsung yang sering
antara petugas pengadaan dengan para penyedia barang/jasa yang berpartisipasi dalam kegiatan
pengadaan. Kontak langsung tersebut sering kali disalahgunakan untuk melakukan persengkolan
untuk melakukan KKN. Memperhatikan hal tersebut, maka diluncurkanlah inisiatif e-procurement
yang dapat meminimalkan kontak langsung antara panitia pengadaan dengan para penyedia
5
barang/jasa yang berpartisipasi di dalam kegiatan karena kontak dilakukan melalui media TIK (
internet).
Untuk mengimplementasikan inisiatif e-procurement ini pemerintah menugaskan LKPP
(Lembaga Kajian Pengadaan Pemerintah) untuk mengembangkan sebuah sistem pengadaan
berbasis TIK yang disebut Pengadaan barang secara elektronik yang sesuai dengan peraturan
mengenai Pengadaan Barang/Jasa yang berlaku.
Pengadaan barang/jasa pemerintah pada pelaksanaannya dapat dilakukan secara elektronik (e-
procurement) mengingat hal ini telah dimungkinkan melalui Keppres No 80 Tahun 2003, dan
terhadap semua informasi, transaksi elektronik pada pelaksanaan pengadaan barang/jasa
pemerintah secara elektronik mengacu pada Undang-undang nomor 11 tahun 2008 tentang ITE.
Sebagai langkah awal Pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik membentuk sarana
Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) dan jenis pengadaan elektronik yang dapat dilakukan
adalah pengadaan yang disebut dengan e-Tendering atau e-Purchasing:
• E-Tendering yaitu tata cara pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan secara terbuka dan
dapat diikuti oleh semua penyedia barang/jasa yang terdaftar pada sistem elektronik dengan
cara menyampaikan satu kali penawaran sampai dengan waktu yang telah ditentukan.
• E-Purchasing yaitu tata cara pembelian barang/jasa melalui sistem katalog elektronik.
Implementasi e-procurement di lembaga pemerintahan meskipun masih terbatas pada
pengadaan barang sederhana, belum mencakup jenis pengadaan barang/jasa yang rumit dan
memerlukan penilaian teknis yang kompleks dapat menghasilkan manfaat sebagai berikut :
• Mengurangi interaksi panitia dengan peserta
• Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas
• Meningkatkan akses pasar dan persaingan usaha yang sehat
• Meningkatkan tingkat efisiensi proses pengadaan
• Tersedianya informasi yang near-real time untuk keperluan monitoring dan pemeriksaan (audit)
TANTANGAN IMPLEMENTASI E-PROC DI LEMBAGA PEMERINTAHAN
Mengacu pada pembahasan mengenai implementasi e-procurement di organisasi bisnis secara
umum dan implementasi e-procurement di lembaga pemerintahan dapat disampaikan bahwa
meskipun terbukti dapat meningkatkan tata kelola kegiatan pengadaan dan efisiensi, masih terdapat
beberapa kendala yang menjadi tantangan untuk penerapan e-procurement di lembaga
pemerintahan. Tantangan – tantangan tersebut antara lain :
6
• Tantangan Teknologi
Sebagaimana diketahui bahwa aplikasi e-procurement menggunakan sarana internet
untuk berinteraksi dengan para peserta pengadaan (penyedia barang/jasa).
• Tantangan Fasilitas / Fungsi
Terkait dengan fasilitas/Fungsi e-procurement yang ada saat ini terdapat tantangan –
tantangan sebagai berikut :
- LPSE dengan layanan pengadaan secara elekronik saat ini hanya bisa melayani
pengadaan barang sederhana yang lebih berorientasi pada harga penawaran
termurah. Belum tersedia layanan pengadaan elektronik untuk pengadaan barang/jasa
yang kompleks (terdapat faktor teknis yang harus dinilai).
- Fasilitas yang tersedia di dalam aplikasi e-procurement saat ini lebih banyak sebagai
monitoring kegiatan pengadaan belum sampai pada tahapan interaksi aktif antara
panitia pengadaan dengan para peserta pengadaan.
- Terdapat perbedaan penting mengenai penerapan e-procurement di lembaga
pemerintahan dengan organisasi bisnis. Pada Organisasi Bisnis tujuan utama dengan
menerapkan e-procurement adalah mendapatkan harga semurah-murahnya sehingga
biaya dapat ditekan serendah mungkin yang dapat tercapai degan diterapkannya e-
auction. Sementara prinsip e-acution ini saat ini belum dikenal serta belum difasilitasi
di dalam peraturan yang mengatur tatacara pengadaaan barang/jasa pemerintah.
• Tantangan Peraturan
Terkait dengan fasilitas/Fungsi e-procurement yang ada saat ini terdapat tantangan –
tantangan sebagai berikut :
- LPSE dengan layanan pengadaan secara elekronik saat ini hanya bisa melayani
pengadaan barang sederhana yang lebih berorientasi pada harga penawaran
termurah. Belum tersedia layanan pengadaan elektronik untuk pengadaan barang/jasa
yang kompleks (terdapat faktor teknis yang harus dinilai).
- Fasilitas yang tersedia di dalam aplikasi e-procurement saat ini lebih banyak sebagai
monitoring kegiatan pengadaan belum sampai pada tahapan interaksi aktif antara
panitia pengadaan dengan para peserta pengadaan.
- Terdapat perbedaan penting mengenai penerapan e-procurement di lembaga
pemerintahan dengan organisasi bisnis. Pada Organisasi Bisnis tujuan utama dengan
menerapkan e-procurement adalah mendapatkan harga semurah-murahnya sehingga
biaya dapat ditekan serendah mungkin yang dapat tercapai degan diterapkannya e-
auction. Sementara prinsip e-acution ini saat ini belum dikenal serta belum difasilitasi
di dalam peraturan yang mengatur tatacara pengadaaan barang/jasa pemerintah.
7
- Tantangan utama dari sisi peraturan adalah Keppres 80 tahun 2003 sangat sedikit
sekali mengatur tentang e-procurement. Keterbatasan peraturan ini semoga banyak
diselesaikan di dalam PerPres No.54 tahun 2010 . Peraturan lain yang harus diikuti
pada penerapan e-procurement khususnya pada fungsi interaksi dengan para peserta
pengadaan adalah aspek legalitas dokumen yang disubmit secara elektronik.
Sebagaimana telah dinyatakan di dalam latar belakang makalah ini, bahwa TIK juga
dapat berkontribusi pada pembangunan yang berkelanjutan. Tentu saja hal ini hanya bisa
dicapai dengan mengimplementasikan e-procurement secara menyeluruh termasuk
penerapan workflow dan document management. Dengan menerapkan e-procurement
secara menyeluruh maka dimungkinkannya tercapai prinsip-prinsip pembangunan
berkelanjutan, khususnya :
- Prinsip Moral, dengan minimalnya interaksi antara panitia pengadaan dan para peserta
pengadaan maka semakin kecil kemungkinan terjadinya persengkolan yang mengarah
kepada KKN.
- Prinsip Ekonomi, hal ini dapat tercapai dengan terjadinya efisiensi kegiatan
pengadaan. Dengan tidak dimungkinkannya terjadinya persekongkolan yang
mengarah kepada KKN di dalam kegiatan pengadaan, maka para peserta pengadaan
akan memberikan penawaran harga terbaik(semurah mungkin).
- Prinsip Ekologi, hal ini dapat terjadi jika semua dokumen pengadaan dapat
disampaikan dalam bentuk elektronik (tidak hardcopy sebagaimana berlaku saat ini).
Dengan menyampaikan dokumen pengadaan secara elektronik akan dapat dihemat
pemakaian kertas dan pada gilirannya hal ini akan mengurangi penebangan kayu di
hutan yang merupakan bahan baku pembuatan kertas.
- Hal lain terkait dengan prinsip ekologi adalah banyaknya kegiatan-kegiatan pertemuan
yang harus dilakukan untuk suatu pengadaan. Kegiatan – kegiatan tersebut
membutuhkan listrik untuk menjalankan peralatan seperti komputer,projector dan juga
pendingin ruangan.
8
9
KESIMPULAN DAN SARAN
Secara umum dapat disimpulkan bahwa :
(1) Ada perbedaan tujuan dari penerapan e-procurement di lembaga pemerintahan dan lembaga bisnis.
Penerapannya dilembaga pemerintahan lebih ditujukan kepada peningkatan tata kelola pemerintahan
dan efisiensi proses.
(2) Penerapan e-procurement di lembaga pemerintahan masih menghadapi kendala,
• Dari sisi peraturan, baik peraturan pengadaan Barang/Jasa pemerintah, peraturan mengenai
transaksi secara elektronik maupun tatacara audit.
• Dari sisi ketersediakan perangkat TIK, masih terbatasnya fasilitas internet/sarana telekomunikasi
yang mempunyai kapasitas bandwith yang memadai.
(3) Penerapan e-procurement yang sempurna adalah mencakup document management dan workflow
management akan memungkinkan terjadinya penghematan biaya operasional khususnya penggunaan
bahan bakar di dalam kegiatan kegiatan terkait pengadaan penggunaan serta penghematan penggunaan
kertas. Penghematan ini akan mendukung program Pembangunan Yang berkelanjutan.
Beberapa saran yang dapat diberikan untuk meningkatkan penerapan e-procurement di lembaga
pemerintahan adalah :
(1) Memanfaatkan fasilitas yang tersedia di LPSE dalam melakukan kegiatan pengadaanTidak dapat dipungkiri Perkembangan TIK saat ini sangat bermanfaat bagi sebuah organisasi khususnya dalam rangka
meningkatkan efisiensi, kecepatan proses dan tata kelola. Manfaat ini tidak hanya dirasakan oleh organisasi bisnis tetapi
juga bagi organisasi nirlaba seperti lembaga pemerintahan yang semakin hari dituntut untuk meningkatkan kualitas
pelayanan dan tatakelola organisasi.
Pada lembaga pemerintahan, gelombang penerapan TIK ini dimulai dengan inisiatif e-government yang ditujukan untuk
meningkatan pelayanan kepada masyarakat. Kemudian disusul dengan gagasan penerapan e-procurement untuk
mengelola proses pengadaan. Tentu saja dengan tujuan agar pengelolaan uang negara (melalui proses pengadaan) yang
bersumber dari APBN dapat dipergunakan dengan tepat waktu sesuai jadwal, transparan prosesnya serta dimungkinkan
terjadinya penghematan anggaran. Tetapi tidak seperti gerakan e-government, gagasan penerapan e-procurement ini
tidak mendapatkan sambutan hangat di lembaga pemerintahan. Hanya sedikit lembaga yang tertarik
mengimplementasikannya, itupun hanya sebatas sebagai sarana informasi pengadaan, bukan sebagai sarana proses
interaksi dengan penyedia barang dan jasa untuk memilih penyedia barang dan jasa terbaik.
Makalah ini akan membahas konsep dan strategi implementasi e-procurement, potensi manfaat yang dapat diperoleh
dengan melakukan penerapan, serta akan diuraikan tantangan-tantangan yang dihadapi dalam penerepannya, baik dari sisi
cakupan fungsi,teknologi infrastruktur, kesiapan sumber daya dan tentu tantangan dari sisi legalitas proses pengadaan yang
diatur oleh Keppres 80/th 2003. Secara khusus akan dibahas juga bagaimana penerapan e-procurement sesuai dan sejalan
dengan prinsip-prinsip Pembangunan berkelanjutan khususnya prinsip ekonomi, moral dan peduli terhadap lingkungan.
Diharapkan makalah ini berguna sebagai bahan pertimbangan/rujukan bagi lembaga pemerintahan (termasuk Universitas
Terbuka) yang membiayai kegiatan dengan bersumber pada APBN dan melakukan kegiatan Pengadaan untuk memilih
penyedia barang dan jasa terbaik yang tertarik untuk mengimplementasikan eprocurement dengan benar sehingga dapat
mengoptimalkan penggunaan uang negara. Tentu hal ini akan menjamin bahwa pembangunan dapat berlangsung sesuai
tujuannya dan berkelanjutan.
PENDAHULUAN
Pembangunan berkelanjutan (sustainable development) sebagai sebuah paradima baru dalam
melakukan pembangunan sudah cukup lama didiskusikan bahkan sudah menjadi sebuah aksi dunia
yang diprakarsai PBB (Brundtland Commision,1987) dan kemudian berkembang tidak hanya
memfokuskan diri pada isu isu lingkungan tetapi mencakup isu – isu yang lebih luas dan strategis
seperti kebijakan Pembangunan Ekonomi, Pembangunan Sosial dan Perlindungan Lingkungan.
Kebijakan strategis di ketiga bidang tersebut ditetapkan menjadi pilar- pilar utama yang mendorong
Pembangunan berkelanjutan ( PBB, World Summit 2005 ).
Meskipun hingga sekarang belum ada konsensus tunggal mengenai pembangunan
berkelanjutan, tetapi paling tidak ada prinsip – prinsip dasar yang disepakati bahwa untuk tercapainya
pembangunan berkelanjutan harus memperhatikan alasan – alasan utama mengapa pembangunan
harus berkelanjutan, yaitu : alasan moral, alasan ekologi dan alasan ekonomi.
1
Divisi PBB untuk Pembangunan Berkelanjutan mencanangkan dan mendaftar 42 (empat puluh
dua) bidang yang menjadi bagian dan berkontribusi kepada pembangunan Berkelanjutan, salah satu
bidang tersebut adalah Teknologi. Diharapkan ke depan inovasi inovasi dibidang Teknologi,termasuk
di dalamnya Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dapat membantu manusia tidak hanya
meningkatkan nilai ekonomi tetapi juga dapat membantu manusia dalam mengelola lingkungan dan
melakukan kegiatan pembangunan dengan sikap moral yang baik sehingga pembangunan dapat
berlanjut dengan baik dari generasi ke generasi berikutnya.
Membahas peran TIK dalam pembangunan, maka ada ada dua inisiatif besar yang mengemuka
yaitu e-government dan e-procurement. Kedua inisatif tersebut bertujuan sama yaitu meningkatkan
kualitas tata kelola pemerintahan dalam melakukan tugasnya melayani masyarakat (good public
governance). E-government dan e-procurement biasanya diimplementasikan melalui sebuah aplikasi
komputer dengan berbasis jaringan dan internet.
Implementasi e-government adalah relatif lebih mudah dibandingkan dengan implementasi e-
procurement, karena e-government lebih ditafsirkan kepada komunikasi antara penyelenggara
pemerintahan dengan masyarakat. Produk- produk e-government pada umumnya adalah sebuah
website yang menyajikan informasi tentang struktur Organisasi pemerintahan, informasi prosedur
pelayanan masyarakat, informasi potensi dan tatacara penanaman modal dan hal- hal lain yang
secara umum perlu diketahui oleh masyarakat secara mudah melalui TIK.
Secara konsep e-procurement sebenarnya sangat baik sekali untuk diimplementasikan untuk
meningkatkan tatakelola pemerintahan dalam penyelenggaraan pembangunan karena mendukung
terciptanya tata kelola penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan juga mendukung terciptanya
Good Corporate Governance bagi para penyedia barang dan jasa yang terlibat dalam proses
pembangunan di pemerintahan. Sedangkan dari sisi TIK penerapan e-procurement dapat
meningkatkan efisiensi proses kegiatan administrasi dan juga dapat mengurangi pemakaian bahan-
bahan sumber daya alam yang tidak dapat diperbaharui ( misalnya pemakaian bahan bakar fosil) dan
juga dapat mengurangi pemakain kertas yang biasanya menjadi bagian dari kegiatan pengadaan
(dokumen-dokumen yang dibutuhkan)
Tetapi berbeda dengan e-government, maka e-procurement relatif lebih kompleks karena produk
TIK ini tidak hanya mencakup komunikasi sepihak melainkan ada interaksi antara penyelenggara
pemerintahan dangan masyarakat yang terkait ( dalam hal ini adalah penyedia barang dan jasa)
melalui perangkat TIK. Banyak aspek yang harus diperhatikan dalam hal ini, selain masalah
pemahaman tentang definisi e-rpcorement yang rancau, ketersediaan teknologi yang mudah dan
murah untuk diakses, juga adanya tantangan dari aspek peraturan (Peraturan tentang Penggunaan
e-procurement yang terbatas di dalam Keppres 80 tahun 2003 serta peraturan tentang transaksi
2
secara elektronik) dan kesiapan masyarakat dalam menggunakan perangkat TIK (aspek Manajemen
Perubahan).
E-PROCUREMENT SEBAGAI SARANA EFISIENSI
Ditinjau dari manajemen operasional pada umumnya sebuah organisasi dalam mencapai tujuan
organisasi mengelompokan kegiatan operasionalnya menjadi dalam 3(tiga) kelompok besar : Supplier
Relationship Management (SRM) , Customer Relationship Management (CRM) dan Internal
Operasional Management. Integrasi ke 3 kelompok operasional tersebut dapat digambarkan sebagai
berikut :
SRM adalah kelompok bisnis proses disebuah organisasi yang terkait dengan perencanaan
kebutuhan, pemilihan vendor (penyedia barang/jasa) hingga proses pembelian barang/jasa.
Barang/jasa tersebut bagi organisasi akan diolah dan ditingkatkan nilainya dengan memanfaatkan
sumber daya yang ada menjadi barang/jasa yang lebih bernilai (kelompok bisnis proses ERP)
sehingga dapat ditawarkan kepada customer yang akan membeli/menggunakan barang/jasa tersebut
(kelompok bisnis proses CRM). Jadi pada dasarnya SRM adalah sebuah sistem informasi (pada
umumnya berbasis web) yang dapat membantu perusahaan berinteraksi dengan penyedia
barang/jasa (vendor) menggunakan sarana TIK. Sedangkan e-procurement sebagai bagian dari SRM
mencakup proses-proses sebagai berikut :
• pengelolaan master data (baik barang/jasa ataupun penyedianya /vendor),
• proses perencanaan kegiatan pengadaan(sourcing)
• pelaksanaan kegiatan pengadaan (memilih barang dan penyedia yang sesuai).
Ditinjau dari segi aplikasi, e-procurement akan mempunyai fungsi sebagai berikut :
Proses Internal, yang merupakan fungsi –fungsi terkait pengadaan yang dijalankan oleh sumber
daya internal perusahaan antara lain :
3
• Penyusunan rencana Pengadaan
• Daftar dan status Proses Pengadaan yang direncanakan
• Proses Penunjukan penyedia barang/jasa (vendor)
Proses external, yang merupakan fungsi – fungsi yang digunakan untuk berinteraksi dengan
pihak external (penyedia barang/jasa) yang terdiri dari antara lain :
• Proses Pra/pasca Qualifikasi
• Proses Seleksi (administrasi/Teknis)
• Proses Negosiasi (Harga).
Keterkaitan proses internal dan proses external dapat digambarkan sebagai berikut :
Pada umumnya penerapan e-procurement bagi organisasi mempunyai manfaat mengurangi
kontak langsung dengan penyedia barang/jasa dan meningkatkan efisiensi. Efisiensi ini dapat
diperoleh dari 2 hal strategis :
• Pengurangan Operating Cost (penurunan biaya pembelian dan biaya inventory),
• Pengurangan Working Capital (penurunan jumlah inventory karena adanya rencana pembelian
yang baik dan waktunya singkat).
Secara keseluruhan SRM bermanfaat bagi sebuah organisasi, tetapi untuk menerapkan SRM
secara keseluruhan memerlukan biaya dan waktu yang cukup lama. Banyak organisasi yang secara
khusus mencoba mengambil manfaat yaitu untuk menurunkan biaya pengadaan dengan
mengimplementasikan salah bagian dari e-procurement yang disebut dengan e-auction.E-auction
adalah sebuah aplikasi yang merupakan bagian dari SRM yang berfungsi untuk melakukan negosiasi
bersaing yaitu kesempatan diberikan kepada para vendor untuk merevisi harga penawarannya
kembali dalam jangka waktu tertentu yang diatur di dalam sistem.
4
Dengan Menggunakan sistem e-auction ini pada umumnya harga penawaran awal yang
dimasukan oleh para vendor akan direvisi ulang dan mereka saling berkompetisi dalam jangka waktu
yang ditentukan untuk menurunkan harga. Dan tentu saja bagi organisasi hal ini akan
menguntungkan karena mendapatkan harga yang lebih murah tanpa perlu melakukan negosiasi
dengan satu vendor saja.
E-PROCUREMENT DI LEMBAGA PEMERINTAHAN
Membicarakan e-procurement di Lembaga Pemerintahan, khususnya di Indonesia tidak dapat
dilepaskan dari sebuah inisiatif yang mulai digulirkan pada tahun 1998 ketika terjadi krisis ekonomi
yang juga berimbas kepada krisis dimensional di dunia dan secara khusus di Indonesia. Krisis
tersebut telah mendorong arus balik yang menuntut perbaikan atau reformasi dalam
penyelenggaraan negara termasuk birokrasi pemerintahannya. Salah satu penyebab terjadinya krisis
multidimensi yang kita alami tersebut adalah karena buruknya penyelengaraan tata kepemerintahan
(poor governance), yang diindikasikan oleh beberapa masalah, antara lain:
(1) dominasi kekuasaan oleh satu pihak terhadap pihak-pihak lainnya, sehingga pengawasan
menjadi sulit dilakukan;
(2) terjadinya tindakan KKN (korupsi, kolusi, dan nepotisme);
(3) rendahnya kinerja aparatur termasuk dalam pelayanan kepada publik atau masyarakat di
berbagai bidang.
Pihak-pihak yang dituntut untuk melakukan reformasi tidak hanya negara saja (legislatif,yudikatif,
dan eksekutif) tetapi juga dunia usaha/swasta (corporates) dan masyarakat luas (civil society).
Gerakan untuk melakukan reformasi kelembagaan melalui inisiatif Good Governance juga
direspon oleh departemen Komunikasi dan Informasi dengan meluncurkan gerakan implementasi e-
Goverment. Salah satu celah terjadinya hal tersebut adalah adanya kontak langsung yang sering
antara petugas pengadaan dengan para penyedia barang/jasa yang berpartisipasi dalam kegiatan
pengadaan. Kontak langsung tersebut sering kali disalahgunakan untuk melakukan persengkolan
untuk melakukan KKN. Memperhatikan hal tersebut, maka diluncurkanlah inisiatif e-procurement
yang dapat meminimalkan kontak langsung antara panitia pengadaan dengan para penyedia
5
barang/jasa yang berpartisipasi di dalam kegiatan karena kontak dilakukan melalui media TIK (
internet).
Untuk mengimplementasikan inisiatif e-procurement ini pemerintah menugaskan LKPP
(Lembaga Kajian Pengadaan Pemerintah) untuk mengembangkan sebuah sistem pengadaan
berbasis TIK yang disebut Pengadaan barang secara elektronik yang sesuai dengan peraturan
mengenai Pengadaan Barang/Jasa yang berlaku.
Pengadaan barang/jasa pemerintah pada pelaksanaannya dapat dilakukan secara elektronik (e-
procurement) mengingat hal ini telah dimungkinkan melalui Keppres No 80 Tahun 2003, dan
terhadap semua informasi, transaksi elektronik pada pelaksanaan pengadaan barang/jasa
pemerintah secara elektronik mengacu pada Undang-undang nomor 11 tahun 2008 tentang ITE.
Sebagai langkah awal Pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik membentuk sarana
Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) dan jenis pengadaan elektronik yang dapat dilakukan
adalah pengadaan yang disebut dengan e-Tendering atau e-Purchasing:
• E-Tendering yaitu tata cara pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan secara terbuka dan
dapat diikuti oleh semua penyedia barang/jasa yang terdaftar pada sistem elektronik dengan
cara menyampaikan satu kali penawaran sampai dengan waktu yang telah ditentukan.
• E-Purchasing yaitu tata cara pembelian barang/jasa melalui sistem katalog elektronik.
Implementasi e-procurement di lembaga pemerintahan meskipun masih terbatas pada
pengadaan barang sederhana, belum mencakup jenis pengadaan barang/jasa yang rumit dan
memerlukan penilaian teknis yang kompleks dapat menghasilkan manfaat sebagai berikut :
• Mengurangi interaksi panitia dengan peserta
• Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas
• Meningkatkan akses pasar dan persaingan usaha yang sehat
• Meningkatkan tingkat efisiensi proses pengadaan
• Tersedianya informasi yang near-real time untuk keperluan monitoring dan pemeriksaan (audit)
TANTANGAN IMPLEMENTASI E-PROC DI LEMBAGA PEMERINTAHAN
Mengacu pada pembahasan mengenai implementasi e-procurement di organisasi bisnis secara
umum dan implementasi e-procurement di lembaga pemerintahan dapat disampaikan bahwa
meskipun terbukti dapat meningkatkan tata kelola kegiatan pengadaan dan efisiensi, masih terdapat
beberapa kendala yang menjadi tantangan untuk penerapan e-procurement di lembaga
pemerintahan. Tantangan – tantangan tersebut antara lain :
6
• Tantangan Teknologi
Sebagaimana diketahui bahwa aplikasi e-procurement menggunakan sarana internet
untuk berinteraksi dengan para peserta pengadaan (penyedia barang/jasa).
• Tantangan Fasilitas / Fungsi
Terkait dengan fasilitas/Fungsi e-procurement yang ada saat ini terdapat tantangan –
tantangan sebagai berikut :
- LPSE dengan layanan pengadaan secara elekronik saat ini hanya bisa melayani
pengadaan barang sederhana yang lebih berorientasi pada harga penawaran
termurah. Belum tersedia layanan pengadaan elektronik untuk pengadaan barang/jasa
yang kompleks (terdapat faktor teknis yang harus dinilai).
- Fasilitas yang tersedia di dalam aplikasi e-procurement saat ini lebih banyak sebagai
monitoring kegiatan pengadaan belum sampai pada tahapan interaksi aktif antara
panitia pengadaan dengan para peserta pengadaan.
- Terdapat perbedaan penting mengenai penerapan e-procurement di lembaga
pemerintahan dengan organisasi bisnis. Pada Organisasi Bisnis tujuan utama dengan
menerapkan e-procurement adalah mendapatkan harga semurah-murahnya sehingga
biaya dapat ditekan serendah mungkin yang dapat tercapai degan diterapkannya e-
auction. Sementara prinsip e-acution ini saat ini belum dikenal serta belum difasilitasi
di dalam peraturan yang mengatur tatacara pengadaaan barang/jasa pemerintah.
• Tantangan Peraturan
Terkait dengan fasilitas/Fungsi e-procurement yang ada saat ini terdapat tantangan –
tantangan sebagai berikut :
- LPSE dengan layanan pengadaan secara elekronik saat ini hanya bisa melayani
pengadaan barang sederhana yang lebih berorientasi pada harga penawaran
termurah. Belum tersedia layanan pengadaan elektronik untuk pengadaan barang/jasa
yang kompleks (terdapat faktor teknis yang harus dinilai).
- Fasilitas yang tersedia di dalam aplikasi e-procurement saat ini lebih banyak sebagai
monitoring kegiatan pengadaan belum sampai pada tahapan interaksi aktif antara
panitia pengadaan dengan para peserta pengadaan.
- Terdapat perbedaan penting mengenai penerapan e-procurement di lembaga
pemerintahan dengan organisasi bisnis. Pada Organisasi Bisnis tujuan utama dengan
menerapkan e-procurement adalah mendapatkan harga semurah-murahnya sehingga
biaya dapat ditekan serendah mungkin yang dapat tercapai degan diterapkannya e-
auction. Sementara prinsip e-acution ini saat ini belum dikenal serta belum difasilitasi
di dalam peraturan yang mengatur tatacara pengadaaan barang/jasa pemerintah.
7
- Tantangan utama dari sisi peraturan adalah Keppres 80 tahun 2003 sangat sedikit
sekali mengatur tentang e-procurement. Keterbatasan peraturan ini semoga banyak
diselesaikan di dalam PerPres No.54 tahun 2010 . Peraturan lain yang harus diikuti
pada penerapan e-procurement khususnya pada fungsi interaksi dengan para peserta
pengadaan adalah aspek legalitas dokumen yang disubmit secara elektronik.
Sebagaimana telah dinyatakan di dalam latar belakang makalah ini, bahwa TIK juga
dapat berkontribusi pada pembangunan yang berkelanjutan. Tentu saja hal ini hanya bisa
dicapai dengan mengimplementasikan e-procurement secara menyeluruh termasuk
penerapan workflow dan document management. Dengan menerapkan e-procurement
secara menyeluruh maka dimungkinkannya tercapai prinsip-prinsip pembangunan
berkelanjutan, khususnya :
- Prinsip Moral, dengan minimalnya interaksi antara panitia pengadaan dan para peserta
pengadaan maka semakin kecil kemungkinan terjadinya persengkolan yang mengarah
kepada KKN.
- Prinsip Ekonomi, hal ini dapat tercapai dengan terjadinya efisiensi kegiatan
pengadaan. Dengan tidak dimungkinkannya terjadinya persekongkolan yang
mengarah kepada KKN di dalam kegiatan pengadaan, maka para peserta pengadaan
akan memberikan penawaran harga terbaik(semurah mungkin).
- Prinsip Ekologi, hal ini dapat terjadi jika semua dokumen pengadaan dapat
disampaikan dalam bentuk elektronik (tidak hardcopy sebagaimana berlaku saat ini).
Dengan menyampaikan dokumen pengadaan secara elektronik akan dapat dihemat
pemakaian kertas dan pada gilirannya hal ini akan mengurangi penebangan kayu di
hutan yang merupakan bahan baku pembuatan kertas.
- Hal lain terkait dengan prinsip ekologi adalah banyaknya kegiatan-kegiatan pertemuan
yang harus dilakukan untuk suatu pengadaan. Kegiatan – kegiatan tersebut
membutuhkan listrik untuk menjalankan peralatan seperti komputer,projector dan juga
pendingin ruangan.
8
9
KESIMPULAN DAN SARAN
Secara umum dapat disimpulkan bahwa :
(1) Ada perbedaan tujuan dari penerapan e-procurement di lembaga pemerintahan dan lembaga bisnis.
Penerapannya dilembaga pemerintahan lebih ditujukan kepada peningkatan tata kelola pemerintahan
dan efisiensi proses.
(2) Penerapan e-procurement di lembaga pemerintahan masih menghadapi kendala,
• Dari sisi peraturan, baik peraturan pengadaan Barang/Jasa pemerintah, peraturan mengenai
transaksi secara elektronik maupun tatacara audit.
• Dari sisi ketersediakan perangkat TIK, masih terbatasnya fasilitas internet/sarana telekomunikasi
yang mempunyai kapasitas bandwith yang memadai.
(3) Penerapan e-procurement yang sempurna adalah mencakup document management dan workflow
management akan memungkinkan terjadinya penghematan biaya operasional khususnya penggunaan
bahan bakar di dalam kegiatan kegiatan terkait pengadaan penggunaan serta penghematan penggunaan
kertas. Penghematan ini akan mendukung program Pembangunan Yang berkelanjutan.
Beberapa saran yang dapat diberikan untuk meningkatkan penerapan e-procurement di lembaga
pemerintahan adalah :
(2) Mengembangkan aplikasi e-procurement secara mandiri untuk kebutuhan pengadaan yang belum
difasilitasi oleh LPSE. Aplikasi ini diusahakan terintegrasi dengan aplikasi manajemen operasional
organisasi dan mencakup document management dan workflow management.
(3) Menerapkan e-auction untuk mendapatkan harga penawaran yang jauh lebih baik sehingga tingkat
efisiensi pengadaan meningkat.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Kristianus Yulianto, Materi Seminar ERP & E-Procurement , tahun 2006
[2] Petrus FTP Tampubolon ,et all, Prinsip-Prinsip Dan Implementasi Pembangunan berkelanjutan,
Makalah kelompok Program Pasca Sarjana IPB . tahun 2006
[3] Seketariat Tim Pengembangan Kebijakan Nasional Tata Pemerintahan Yang Baik - BAPPENAS,
Penerapan Prinsip-Prinsip Tata Pemerintahan yang Baik , 2007
[4] Kementrian Komunikasi dan Informasi Republik Indonesia, Panduan Penyusunan Rencana Induk
Pengembangan e-goverment Lembaga, 2003
[5] ECONOMIC AND SOCIAL COMMISSION FOR ASIA AND THE PACIFIC ASIAN DEVELOPMENT
BANK INSTITUTE AND PUBLIC PROCUREMENT SERVICE OF THE REPUBLIC OF KOREA , E-
Procurement , 2006
[6] Informasi informasi yang terdapat di dalam Website berikut ini :
WWW.WIKIPEDIA.O.ORG
WWW.SAP.COM
(Baca juga : Ekonomi syariah )
No comments:
Post a Comment